Ils doivent non seulement respecter les délais, mais également le budget, les ressources et les membres de l’équipe. Imaginez avoir à faire cela pour chaque concert, événement sportif, conférence de l’industrie ou festival à venir qui est assigné à son programme de travail.
Cela semble être un travail difficile et accablant pour une personne, non? Eh bien, la vérité est qu’un planificateur d’événements s’appuie également sur le travail d’équipe, une bonne communication, un budget et toute une gestion de projet pour y arriver.
Si vous y réfléchissez, tous les événements peuvent être vus comme de grands (ou petits) projets. Les projets ont une date de début, une date de fin et ils ont besoin de la coordination entre plusieurs personnes pour réussir … Ça sonne comme un événement!
Certes, les organisateurs d’événements ont toujours géré des projets, c’est pourquoi ils sont capables de simplifier les processus tels que l’organisation des tâches et des personnes. Mais, tout comme les chefs de projet, ils peuvent faire face à des problèmes de planification et de gestion d’événements. Voici une liste des difficultés les plus courantes rencontrées par les organisateurs d’événements:
Défi #1: Dépenses excessives
À un moment donné, chaque organisateur d’événements a relevé ce défi en travaillant pour un événement. Cela se produit généralement lorsque la méthode «planifier et dépenser au fur et à mesure» est utilisée, ce qui conduit souvent à des dépenses excessives ou à la découverte du manque d’argent pour terminer le projet. Une fois que vous avez atteint ce point, il est trop tard pour y remédier et vous ne pouvez plus revenir en arrière.
Étant donné que les dépenses liées aux événements peuvent s’accumuler rapidement, il est essentiel d’établir un budget et de décider où et comment vous allez dépenser les fonds dès le début de la planification du projet. Vous pouvez le faire en recherchant les fournitures de l’événement et en documentant les coûts estimés pour avoir un budget final. N’oubliez pas d’envisager des fonds supplémentaires pour tout problème que vous pourriez rencontrer en cours de route.
CONSEIL: Un excellent moyen de respecter le budget consiste à enregistrer toutes les dépenses de l’événement dans un outil de gestion d’événements en ligne. Non seulement vous pouvez aligner toutes vos dépenses, mais vous pouvez aussi simplifier les processus d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs. Cela vous aidera à établir des prévisions précises sur les coûts réels.
Défi #2: Échéances irréalistes et manque de jalonE
Avant de commencer un nouveau projet, vous devez définir des délais que l’équipe doit respecter en cours de route. Si ces échéances et ces jalons ne sont pas correctement identifiés, il est très probable qu’ils seront manqués, ce qui entraînera de graves problèmes. Par exemple, manquer une date limite peut vous faire perdre la salle car le paiement de la réservation n’a pas été effectué à temps.
Cela peut faire ou défaire un événement, de sorte que vous ne pouvez pas risquer d’avoir des échéances irréalistes ou des jalons que vous ne pourrez pas atteindre. Vous pouvez résoudre ce problème en fixant des échéances peu contraignantes et rigoureuses. Les délais serrés exercent davantage de pression sur la table, dans la mesure où ils affecteraient fortement l’événement s’ils n’étaient pas atteints. D’autre part, les délais serrés créent un atterrissage en douceur pour une tâche, car elle n’a pas de grandes répercussions si elle n’est pas terminée à temps.
CONSEIL: Avec une solution de gestion de tâches et de projets, vous pouvez planifier votre projet et maîtriser votre planning. Dans Azavista, vous pouvez utiliser un seul tableau de bord pour gérer le temps de votre équipe et suivre les activités de vos collègues, en vous assurant qu’il n’y a pas plus de tâches en retard! L’outil vous permet également de prévoir des échéances réalistes à l’aide des données historiques d’événements précédents.
Challenge #3: Poor communication
Lors de la planification et de la réalisation d’un événement (orateurs, sponsors, fournisseurs), un organisateur d’événements a généralement besoin de pouvoir oublier facilement un détail déjà discuté, ce qui crée de la confusion et des courriers électroniques de suivi inutiles. Si la communication entre l’équipe n’est pas fluide, il est probable que des détails importants seront oubliés, ce qui entraînera l’échec de l’événement.
Vous savez maintenant pourquoi le maintien d’une communication ouverte entre toutes les parties impliquées est fondamental pour tout organisateur d’événements! En fait, la plupart des outils de gestion de projet sont livrés avec leur propre système de communication intégré vous permettant d’automatiser les messages de suivi et les rappels chaque fois qu’une échéance approche.
CONSEIL: Afin de rationaliser l’ensemble du processus de planification et de la communication, l’outil de solution de gestion de projet utilisé par les planificateurs d’événements devrait leur permettre d’envoyer rapidement des demandes d’approbation et de suivre leur statut, à partir de la même interface.
Défi #4: Ne pas être préparé aux risques
Tout comme la gestion de projet, les choses peuvent changer à la dernière minute pendant l’exécution de l’événement et tout le monde doit s’adapter. Qu’il s’agisse d’une annulation de dernière minute, d’un retrait de sponsor ou d’un problème financier, tous représentent des risques inhérents à tout type d’événement.
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Le meilleur plan d’action pour faire face à ces problèmes est de créer à l’avance un plan d’urgence afin de prédire les limites et les risques potentiels. Tout d’abord, vous devez identifier ces risques pour pouvoir déterminer plus tard quelle est la probabilité de survenue et la gravité de celle-ci. Vous pourrez ensuite les hiérarchiser et préparer / mettre en œuvre des stratégies pour gérer ces risques.
CONSEIL: il est bon d’avoir un seul outil pour un objectif spécifique, comme le suivi de vos événements, la configuration des paiements et la billetterie, la création d’une application pour événements, entre autres. Toutefois, cela prend beaucoup de temps, car vous passez d’un outil à un autre pour tout faire. Avec une ou deux solutions intégrées, vous pouvez optimiser vos processus et gagner du temps, en particulier si vous devez effectuer tout type de changement.
Êtes-vous un organisateur d’événements et avez déjà vécu ces défis? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous!
