Lors de la planification de vos événements, il peut devenir plus facile de négliger certains coûts moins évidents et on peut oublier qu’il est possible d’économiser de l’argent à chaque étape du processus. Ces coûts cachés, comme on les appelle, peuvent vous surprendre lorsqu’il devient temps de revoir votre budget d’événement. Il y a un certain nombre de domaines où ces coûts pourraient grimper en flèche et vous mordre dans le… portefeuille.

Voici 5 coûts cachés souvent négligés dans la planification d’événements et quelques conseils pour les surmonter. Ces conseils peuvent être un bon point de départ pour réduire efficacement les coûts.

Le transport est-il vraiment nécessaire ?

Selon le type d’événement que vous planifiez, vous vous attendez à ce que vos invités se rendent sur place par leurs propres moyens ou planifient eux-mêmes leur transport. N’oubliez pas que le transport aller-retour à l’hôtel n’est pas bon marché, surtout si l’on tient compte d’un grand nombre de personnes. Vous pouvez planifier votre événement dans un lieu facilement accessible par les transports en commun et à proximité des aéroports ou des pôles de transport les plus importants.

Ne négligez pas le vin de table.

Lors d’un événement, il est peu probable que les invités prêtent attention à la sélection de vins que vous proposez et généralement une option « rouge ou blanc » suffit. Cela dit, l’alcool est un coût caché malhonnête puisque la majorité d’entre nous supposons que l’étiquette de prix qui accompagne la bouteille de vin détermine si elle est bonne ou pas. En termes simples, il n’y a pas de mal à choisir un vin de table, car il pourrait vous surprendre – essayez-le simplement. Lorsque vous proposez des alternatives à l’alcool, il peut être intéressant de jouer avec les saveurs et d’expérimenter avec l’eau. L’eau, aussi polyvalente soit-elle, peut être transformée en une boisson délicieuse si vous envisagez d’ajouter des fruits ou des herbes au mélange. Vous et vos invités pourriez être agréablement surpris par les possibilités qu’elle offre.

Retenez-vous sur les snacks

Si vous avez l’intention de servir un repas copieux, que ce soit le déjeuner ou le dîner, il serait peut-être judicieux de ne pas consommer trop de snacks et de concentrer vos moyens sur le repas principal. Par exemple, au lieu de servir des crostini au caviar et au saumon, remplacez-les par des amuse-gueule secs ou des trempettes chaudes avec des baguettes de pain.

Apportez votre propre équipement

On pourrait supposer que l’espace que nous avons réservé vient avec tous les outils nécessaires que ce soit l’éclairage, les haut-parleurs ou les mixeurs – les chances sont cependant, que vous pourriez vous présenter à un espace avec seulement les éléments de base. Lors de la planification, si vous pensez avoir besoin de microphones, de projecteurs ou d’autres appareils semblables, assurez-vous de les inclure dans votre planification (et votre budget) – vous ne voulez pas de surprises désagréables.

De plus, si vous savez que vous pourriez organiser des événements semblables à l’avenir et que vous auriez besoin du même équipement, l’idée d’acheter et d’investir dans votre propre équipement pourrait s’avérer judicieuse. Non seulement vous saurez ainsi que tout répond à vos besoins, mais le retour sur investissement sera également visible après seulement quelques événements.

Ne sous-estimez pas le coût de vos enceintes.

Si vous invitez un conférencier à votre événement, n’oubliez pas qu’il y a beaucoup de frais qui accompagnent ce supplément. Souvent, nous sous-estimons (ou même oublions) que nous devrons non seulement payer leur temps pendant l’événement, mais aussi leurs frais de déplacement et d’hébergement. Assurez-vous de tenir compte de tous les coûts dans votre processus de planification.

En général, il est facile de s’emporter lors de la planification de vos événements et, parfois, vous risquez de vous perdre dans votre vision et de négliger certains coûts. Il est utile de penser de façon pragmatique à chaque élément de votre événement au cours du processus de planification, de faire attention aux coûts cachés et de prévoir un budget en conséquence afin d’éviter les dépenses imprévues.