Planifier des événements avec succès n’est jamais facile, c’est pourquoi chaque planificateur d’événements a besoin d’un plan pour bien planifier ses activités. Nous avons dressé une liste de 5 éléments essentiels pour la planification de vos événements d’entreprise. Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous planifiez votre prochain événement et soyez bien préparé. Assurez-vous de tenir compte de toutes les variables de votre événement et de faire en sorte que votre équipe soit sur la même longueur d’onde pour faire de vos événements à venir des moments inoubliables !

1. Définissez votre objectif

La chose la plus importante que vous devez probablement savoir avant de commencer à planifier votre événement est de bien comprendre quel est l’objectif de votre événement. Comment définir clairement l’objectif de votre événement ?

Voici 5 questions à vous poser :

– QUI assistera à votre événement ? Qui organisera votre événement ? Répondre à ces questions et savoir combien de personnes vous vous attendez à rencontrer déterminera la majorité de votre prise de décision.

– Quel est le thème de votre événement et comment l’avez-vous nommé ? Il est essentiel de garder le thème de votre événement à l’esprit en tout temps au cours du processus de planification.

– COMMENT avez-vous l’intention de commercialiser votre événement et de faire passer le mot  » sur le marché  » ? C’est là que réside la valeur d’un budget complet – réfléchissez sérieusement et de façon critique à vos besoins en matière de budget d’événement.

– QUAND votre événement aura-t-il lieu ? Il est important de garder votre public cible à l’esprit et de déterminer la date et l’heure qui lui conviennent le mieux, d’autant plus que près de 40 % des gens ne se présentent pas aux événements confirmés.

– POURQUOI (c’est l’objectif de votre événement qui est ici même) votre événement se déroule-t-il ? C’est l’objectif de votre événement et il faut toujours en tenir compte lors de la planification.

2. Planifiez votre budget et vos délais

Bien sûr, nous savons tous que vous devez planifier votre temps et votre argent pour accomplir quelque chose, mais qu’est-ce qui entre exactement dans la planification de votre temps et de votre budget ?

– RECHERCHEZ vos coûts à l’avance

– CONSTITUER un montant global

– ÉVALUER les coûts pour chaque catégorie

– NE PAS négliger les dépenses moins élevées. Voici quelques exemples des coûts les plus souvent négligés

– CRÉER un plan d’urgence

3. Créez votre liste de tâche pour l’événement

Nous utilisons tous des listes de tâches lors de la planification de nos événements, mais je pense qu’il y a trois idées importantes à garder à l’esprit lorsque vous choisissez ou créez votre liste de tâches – après tout, un planificateur organisé est un planificateur heureux !

– DÉLÉGUER le travail au sein de votre équipe

– NE perdez pas la vue d’ensemble de vos progrès

– UTILISEZ un outil pour gérer vos tâches et suivre vos progrès de planification.

4. Préparez un plan de secours

Bien que la planification du pire n’est jamais la chose la plus encourageante à faire, il est toujours préférable de s’y préparer tout en s’efforçant d’organiser votre meilleur événement ! C’est d’autant plus vrai que, malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas toujours tout prévoir et que des circonstances imprévues peuvent parfois survenir.

Il peut s’agir notamment d’équipement audiovisuel ou de services de traiteur. Il s’agit sans aucun doute de deux des éléments les plus importants de tout événement – ils font le bonheur de vos participants ! Après tout, vous ne voulez pas être coincé sans projecteur ou avoir une panne de four sans aucun autre moyen pour divertir ou nourrir vos invités.

5. Communiquer, communiquer et communiquer !

Les planificateurs d’événements les plus efficaces sont de bons communicants. Lors de la planification d’événements, nous ne communiquons pas seulement en permanence avec notre équipe, mais nous devons également communiquer avec nos fournisseurs (potentiels). Je dois dire, cependant, que les compétences en communication ici ne se réfèrent pas à la micro-gestion (personne n’aime cela) mais gardez à l’esprit qu’en tant que leader de votre équipe de planification d’événements, vous êtes responsable de la réussite ou de l’échec de votre événement. Après tout, les planificateurs d’événements sont embauchés parce qu’ils sont appréciés pour leur souci du détail. Sans communiquer ces détails à votre équipe et veiller à ce que tout soit surveillé, il est possible que de petites erreurs ou une mauvaise communication puissent entraîner un échec potentiel.

Bref, planifiez le pire et visez le meilleur, n’oubliez pas de penser à l’avenir et, enfin, n’oubliez pas qu’il n’y a pas de  » je  » dans équipe – gardez votre équipe au courant, travaillez ensemble et communiquez pour planifier cet événement !