Étude de cas: StartupBootcamp
L'INDUSTRIE
Venture capital & Seed accelerator
OBJECTIF COMMERCIAL
Rationaliser le processus d'enregistrement et avoir l'air plus professionnel
LIEU DE L'ÉVÉNEMENT
Amsterdam
Comment la solution de gestion d'événements et l'application
de contrôle d'Azavista ont aidé l'équipe de Startupbootcamp à être
plus productive et professionnelle.
Chaque année, de plus en plus de startups voient le jour dans le monde entier. Des personnes de différents lieux, cultures et stades de la vie se réunissent pour créer quelque chose de nouveau. Elles ont toutes quelque chose en commun : diffuser leur vision, innover et atteindre une croissance formidable.
Le Startupbootcamp se concentre sur l’investissement et le soutien aux start-ups pour les aider à se développer. Ils disposent de 15 programmes accélérateurs dans le monde entier qui ont aidé plus de 345 start-ups à décoller et ont permis de récolter plus de 734 000 euros chacun. Les entrepreneurs ont la possibilité de présenter leur entreprise à des mentors, des partenaires et des investisseurs qui dirigeront pendant trois mois la collecte de fonds et le soutien.
Les événements sont extrêmement importants pour trouver les meilleurs talents et attirer leur public et, à ce titre, Startupbootcamp organise des dizaines d’événements chaque mois. L’événement le plus important qu’ils organisent cette année est le Demo Day où ils rassemblent plus de 350 personnes investies dans le monde des start-ups pour rencontrer les startups sélectionnées et voir ce qu’elles ont à offrir.
Le défi
Le buzz et l’excitation qui entourent le Demo Day sont contagieux qui représente un jour important pour toutes les personnes concernées. Après un encadrement approfondi, chacun peut constater l’évolution des équipes et leurs améliorations.
La préparation de cette journée s’accompagne d’une forte pression, d’un calendrier serré et de multiples tâches à accomplir. Avant d’utiliser Azavista, les organisateurs de l’événement assuraient le suivi à l’aide d’Excel. Cette approche était difficile à mettre à l’échelle, elle entraînait des erreurs et prenait énormément de temps.
Ils voulaient avoir l’air professionnel sans perdre le sentiment et la culture de démarrage. Le processus d’enregistrement devait être structuré, organisé et constamment à jour. Pour être plus productif, gagner du temps et avoir l’air professionnel, ils avaient besoin d’un logiciel intégré pour gérer les participants et les enregistrer dans l’événement.
La solution
Alors qu’elle cherchait un outil pour les aider à gérer le grand événement, Alejandra, responsable de l’événement chez Startupbootcamp, est tombée sur notre liste de contrôle de l’événement qui a permis à Startupbootcamp d’entrer en contact avec nous. Après avoir compris leurs besoins et leurs exigences, nous avons défini les modules essentiels pour qu’ils puissent atteindre leurs objectifs.
Chez Azavista, nous sommes fiers d’établir d’excellentes relations de travail avec nos clients. Pour Startupbootcamp, nous avions une personne dédiée responsable de l’embarquement et du soutien. Le jour de l’événement, nous avons couvert tous les domaines et avons envoyé notre équipe de développement, de marketing et de support client pour participer à l’événement, en veillant à ce que les équipes utilisant notre logiciel soient non seulement formées mais aussi confiantes dans l’utilisation de notre technologie. L’événement s’est donc déroulé comme prévu et planifié.
Azavista propose une large gamme de modules et de solutions qui permettent de résoudre un grand nombre de problèmes rencontrés par les responsables d’événements. Nous savons que chaque organisateur a des demandes spécifiques, c’est pourquoi notre plateforme est divisée en terme de modules afin de pouvoir aider les entreprises à différentes étapes. Pour Startupbootcamp, nous avons travaillé ensemble pour créer une combinaison de différents modules afin de parvenir à la solution idéale pour eux.
Avec le module « Event Planning & Setup », ils ont créé une page web personnalisée et un formulaire d’inscription en ligne. Grâce à la gestion des participants, ils ont pu envoyer des centaines d’invitations à la fois, automatiser les réponses aux courriels et suivre le statut des participants. L’application d’enregistrement et l’impression des badges sur place leur ont permis de se débarrasser d’Excel. À l’entrée, il a été rappelé aux participants de préparer leur code barre pour le scanner, ce qui a rendu le processus encore plus rapide et plus fluide, sans aucune ligne d’attente.
Les résultats
Organiser un événement n’est jamais facile. Les participants, les délégués, les courriels et les tâches devant être gérés à temps, les choses peuvent souvent devenir chaotiques pour les responsables de l’événement. La plateforme d’Azavista a été essentielle pour rationaliser et automatiser les processus de Startupbootcamp.
De plus, notre application d’enregistrement a fait une énorme différence le jour de la démonstration. Il n’y avait pas de file d’attente lors de l’enregistrement et tout le monde a été étonné du professionnalisme et de l’organisation dont ils ont fait preuve. En utilisant notre logiciel de gestion d’événements, Startupbootcamp a organisé un événement extraordinaire, a renforcé l’engagement et a amélioré l’expérience des participants.
