Azavista

Sommet Mondial des Clubs de Femmes

admin — Mon, 07 Oct 2019 14:50:55 +0000

Lors de cet événement unique, les participants ont l’occasion de voir une liste de conférenciers exceptionnels ouvrant une voie de transformation, d’autonomisation et de développement du leadership. De plus, au cours de ce sommet de deux jours, vous pourrez faire l’expérience du réseautage de l’illumination, de l’éducation et du divertissement avec un public mondial de performants!

Au cours du sommet, Azavista a fourni sa solution d’enregistrement sur site et d’impression de badges. En utilisant cette technologie, l’équipe du Global Women’s Club a pu offrir une expérience efficace, professionnelle et de grande qualité lors de l’enregistrement des participantes.

WordCamp Europe 2019

admin — Mon, 07 Oct 2019 14:29:52 +0000

Les événements WordCamp se composent de deux parties: La première partie est la conférence, où des intervenants du monde entier parlent de tout ce qui concerne WordPress. La deuxième partie de WordCamp est la «Journée des contributeurs», au cours de laquelle les participants travaillent sur certains aspects de l’écosystème WordPress, tels que la traduction, les fonctionnalités prévues et les technologies futures.

Habituellement, ces événements se déroulent au niveau régional: les communautés locales se rassemblent et comptent entre 50 et 350 participants. Cependant, WordCamp Europe est un peu différent car plus global: toute la communauté WordPress européenne se rassemble!

Lors de la conférence 2019 à Berlin, Azavista a fourni sa solution d’enregistrement sur site et d’impression de badges, qui offrait une expérience efficace, professionnelle et de grande qualité lorsque l’équipe de WordCamp devait enregistrer les participants.

GraphQL Conf Europe 2019

admin — Mon, 07 Oct 2019 14:13:51 +0000

Depuis 2015 que GraphQL est devenu open source, il gagne en popularité! Alors que GraphQL est en production dans les endroits tels que Github, Twitter, Yelp et Facebook, l’enthousiasme autour de GraphQL s’accélère.

Leur première conférence avait lieu en 2017 et avait un peu plus de 300 participants. À partir de ce moment, leur nombre a augmenté avec le temps. L’année dernière, plus de 500 personnes salles de plus de 20 pays européens ont assisté à la conférence!

Cette année, la conférence GraphQL a duré deux jours et s’est déroulée dans un nouveau lieu!

Azavista, votre cours de conférence à Berlin, contient une solution d’enregistrement sur le site et d’impression de badges, qui offre une expérience efficace, professionnelle et de grande qualité lors de l’équipe GraphQL.

Congrès Mondial WeAreDevelopers 2019

admin — Mon, 07 Oct 2019 14:08:30 +0000

Le congrès mondial WeAreDevelopers est l’événement phare du monde pour les développeurs. C’est le plus grand rassemblement de développeurs au monde, avec plus de 10 000 participants, 300 intervenants, 100 ateliers et deux jours complets de code, code, code.

Pendant l’événement, les gens peuvent réseauter et partager leurs expériences avec des personnes de plus de 70 pays partageant les mêmes idées et qui aiment ce qu’elles font! De plus, grâce à un nombre incroyable de conférenciers, les participants ont la chance d’apprendre des leaders de l’industrie et des pionniers de la technologie sélectionnés par la communauté WeAreDevelopers.

Azavista s’est associé à WeAreDevelopers pour le Congrès mondial 2019 et ce fut un succès! Lors de l’événement à Berlin, nous avons fourni sa solution d’enregistrement sur site et d’impression de badges, qui offrait une expérience efficace, professionnelle et de grande qualité lorsque l’équipe de WeAreDevelopers devait enregistrer les participants.

Event Summit

admin — Mon, 07 Oct 2019 09:42:57 +0000

EventSummit est un événement qui propose plus de 600 exposants, plus de 6 500 visiteurs et des séminaires avec 30 conférenciers. En bref, c’est un jour que tout professionnel de l’événementiel ne devrait pas manquer! Sans parler du fait que vous pouvez également discuter en réseau avec des milliers de professionnels et qu’à la fin de la conférence, il y a une after-party!

Pour le prochain EventSummit, Azavista fournira sa solution d’enregistrement sur site et d’impression de badges, qui permet de fournir une expérience efficace, professionnelle et de grande qualité lors de l’enregistrement des participants.

Webinar: Azavista 3.0

admin — Mon, 07 Oct 2019 09:38:18 +0000

Notre passion a toujours été d’utiliser la technologie pour résoudre les frustrations de longue date des professionnels de l’événement et des conférences. C’est pourquoi nous sommes très heureux d’annoncer la sortie prochaine de notre plateforme 3.0!

Cette nouvelle version puissante apportera un large éventail de modules flexibles et des fonctionnalités robustes aux professionnels de l’événementiel et des conférences, ce qui les aidera à automatiser et simplifier les processus tout au long du cycle de vie de l’événement.

Lors de la prochaine session de webinaire, vous pourrez voir toutes les améliorations apportées à la plate-forme 3.0, ainsi que les nouvelles implémentations que nous avons ajoutées. Cliquez ci-dessous pour sauvegarder votre place!

Défis Rencontrés par les Planificateurs D’Événements dans la Gestion de Projets

admin — Fri, 04 Oct 2019 14:30:08 +0000

Ils doivent non seulement respecter les délais, mais également le budget, les ressources et les membres de l’équipe. Imaginez avoir à faire cela pour chaque concert, événement sportif, conférence de l’industrie ou festival à venir qui est assigné à son programme de travail.

Cela semble être un travail difficile et accablant pour une personne, non? Eh bien, la vérité est qu’un planificateur d’événements s’appuie également sur le travail d’équipe, une bonne communication, un budget et toute une gestion de projet pour y arriver.

Si vous y réfléchissez, tous les événements peuvent être vus comme de grands (ou petits) projets. Les projets ont une date de début, une date de fin et ils ont besoin de la coordination entre plusieurs personnes pour réussir … Ça sonne comme un événement!

Certes, les organisateurs d’événements ont toujours géré des projets, c’est pourquoi ils sont capables de simplifier les processus tels que l’organisation des tâches et des personnes. Mais, tout comme les chefs de projet, ils peuvent faire face à des problèmes de planification et de gestion d’événements. Voici une liste des difficultés les plus courantes rencontrées par les organisateurs d’événements:

Défi #1: Dépenses excessives

À un moment donné, chaque organisateur d’événements a relevé ce défi en travaillant pour un événement. Cela se produit généralement lorsque la méthode «planifier et dépenser au fur et à mesure» est utilisée, ce qui conduit souvent à des dépenses excessives ou à la découverte du manque d’argent pour terminer le projet. Une fois que vous avez atteint ce point, il est trop tard pour y remédier et vous ne pouvez plus revenir en arrière.

Étant donné que les dépenses liées aux événements peuvent s’accumuler rapidement, il est essentiel d’établir un budget et de décider où et comment vous allez dépenser les fonds dès le début de la planification du projet. Vous pouvez le faire en recherchant les fournitures de l’événement et en documentant les coûts estimés pour avoir un budget final. N’oubliez pas d’envisager des fonds supplémentaires pour tout problème que vous pourriez rencontrer en cours de route.

CONSEIL: Un excellent moyen de respecter le budget consiste à enregistrer toutes les dépenses de l’événement dans un outil de gestion d’événements en ligne. Non seulement vous pouvez aligner toutes vos dépenses, mais vous pouvez aussi simplifier les processus d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs. Cela vous aidera à établir des prévisions précises sur les coûts réels.

Défi #2: Échéances irréalistes et manque de jalonE

Avant de commencer un nouveau projet, vous devez définir des délais que l’équipe doit respecter en cours de route. Si ces échéances et ces jalons ne sont pas correctement identifiés, il est très probable qu’ils seront manqués, ce qui entraînera de graves problèmes. Par exemple, manquer une date limite peut vous faire perdre la salle car le paiement de la réservation n’a pas été effectué à temps.

Cela peut faire ou défaire un événement, de sorte que vous ne pouvez pas risquer d’avoir des échéances irréalistes ou des jalons que vous ne pourrez pas atteindre. Vous pouvez résoudre ce problème en fixant des échéances peu contraignantes et rigoureuses. Les délais serrés exercent davantage de pression sur la table, dans la mesure où ils affecteraient fortement l’événement s’ils n’étaient pas atteints. D’autre part, les délais serrés créent un atterrissage en douceur pour une tâche, car elle n’a pas de grandes répercussions si elle n’est pas terminée à temps.

CONSEIL: Avec une solution de gestion de tâches et de projets, vous pouvez planifier votre projet et maîtriser votre planning. Dans Azavista, vous pouvez utiliser un seul tableau de bord pour gérer le temps de votre équipe et suivre les activités de vos collègues, en vous assurant qu’il n’y a pas plus de tâches en retard! L’outil vous permet également de prévoir des échéances réalistes à l’aide des données historiques d’événements précédents.

Challenge #3: Poor communication

Lors de la planification et de la réalisation d’un événement (orateurs, sponsors, fournisseurs), un organisateur d’événements a généralement besoin de pouvoir oublier facilement un détail déjà discuté, ce qui crée de la confusion et des courriers électroniques de suivi inutiles. Si la communication entre l’équipe n’est pas fluide, il est probable que des détails importants seront oubliés, ce qui entraînera l’échec de l’événement.

Vous savez maintenant pourquoi le maintien d’une communication ouverte entre toutes les parties impliquées est fondamental pour tout organisateur d’événements! En fait, la plupart des outils de gestion de projet sont livrés avec leur propre système de communication intégré vous permettant d’automatiser les messages de suivi et les rappels chaque fois qu’une échéance approche.

CONSEIL: Afin de rationaliser l’ensemble du processus de planification et de la communication, l’outil de solution de gestion de projet utilisé par les planificateurs d’événements devrait leur permettre d’envoyer rapidement des demandes d’approbation et de suivre leur statut, à partir de la même interface.

Défi #4: Ne pas être préparé aux risques

Tout comme la gestion de projet, les choses peuvent changer à la dernière minute pendant l’exécution de l’événement et tout le monde doit s’adapter. Qu’il s’agisse d’une annulation de dernière minute, d’un retrait de sponsor ou d’un problème financier, tous représentent des risques inhérents à tout type d’événement.

Lecture connexe: 9 menaces pour votre événement (et comment les surmonter)

Le meilleur plan d’action pour faire face à ces problèmes est de créer à l’avance un plan d’urgence afin de prédire les limites et les risques potentiels. Tout d’abord, vous devez identifier ces risques pour pouvoir déterminer plus tard quelle est la probabilité de survenue et la gravité de celle-ci. Vous pourrez ensuite les hiérarchiser et préparer / mettre en œuvre des stratégies pour gérer ces risques.

CONSEIL: il est bon d’avoir un seul outil pour un objectif spécifique, comme le suivi de vos événements, la configuration des paiements et la billetterie, la création d’une application pour événements, entre autres. Toutefois, cela prend beaucoup de temps, car vous passez d’un outil à un autre pour tout faire. Avec une ou deux solutions intégrées, vous pouvez optimiser vos processus et gagner du temps, en particulier si vous devez effectuer tout type de changement.

Êtes-vous un organisateur d’événements et avez déjà vécu ces défis? Partagez-les dans les commentaires ci-dessous!

8 Conseils Marketing pour Vendre plus de Billets pour Votre Événement

admin — Fri, 04 Oct 2019 11:06:37 +0000

Bien entendu, il est peu probable que cela se produise, à moins que votre entreprise soit reconnue à l’échelle nationale.

Néanmoins, vous pouvez toujours réaliser un événement à guichets fermés si vous jouez vos cartes correctement quand il s’agit de vendre vos billets. Quelques conseils de marketing simples mais sous-utilisés vous éviteront une salle remplie de sièges vides le jour de l’événement.

1. Commencez tôt

Quelle que soit la date à laquelle vous envisagez de commencer à vendre vos billets, commencez une semaine ou deux avant. En fait, annoncez deux dates distinctes lorsque les billets seront mis en vente. Le premier sera un spécial lève-tôt et devrait être réservé aux abonnés ou aux clients ayant un abonnement. Un rabais devrait également être inclus lors de la vente anticipée. La deuxième date est celle où les billets sont disponibles pour tous les autres au prix de détail.

Les offres spéciales et les réductions pour les lève-tôt peuvent également être utilisées pour encourager les clients à s’inscrire à un programme d’adhésion. Faites l’annonce sur vos médias sociaux et sur la page principale du réseau social de votre événement. Incluez une énorme icône «inscrivez-vous» avec un appel astucieux à l’action.

2. Vendre les billets du prochain événement pendant l’événement en cours

Si vous organisez régulièrement des événements, utilisez-les pour commencer à vendre des billets pour le prochain. Faites l’annonce avant la fin de l’événement et offrez un rabais en récompense de votre participation à l’événement en cours. Faites savoir que le rabais n’est en vigueur que s’il a été acheté avant la fin de l’événement.

Vous pouvez vendre les billets en personne en installant un stand et en désignant quelques membres du personnel pour qu’ils vendent des billets sur papier. Mieux encore, si vous avez incorporé une application événementielle pour votre événement, ajoutez une fonction personnalisée permettant aux participants de commander facilement leurs billets via leur mobile. En parlant d’applications, un service comme Azavista permet aux organisateurs d’incorporer une application d’événement native à leur conférence pour faciliter l’enregistrement des invités et l’analyse des données.

3. Promouvoir le lieu de l’événement

Quelles sont certaines des attractions à proximité dans un trajet en taxi du lieu? Existe-t-il des sites remarquables dignes d’un arrière-plan pour un selfie? Si votre événement inclut des participants d’autres villes, états ou pays, ils pourraient être intéressés par un arrêt dans ces lieux. S’il y a des restaurants populaires, des bars ou des clubs à proximité, demandez à quelques membres du personnel de prendre un selfie ou deux à ces endroits et d’utiliser les photos pour promouvoir l’événement dans son ensemble.

Voici un exemple de promotion de votre événement en mentionnant la région:

Notre événement est situé à deux pas de la jetée de San Francisco où vous pourrez admirer la vue à couper le souffle de la magnifique côte. Pendant que vous êtes ici, arrêtez-vous à la crème glacée Luigi pour une friandise délicate qui est devenue un favori de la région depuis plus de 50 ans.

Pourquoi devriez-vous promouvoir la région? D’une part, promouvoir les entreprises et les attractions à proximité est une chose désintéressée. Deuxièmement, cela donne aux visiteurs quelques avantages de voir le site qui ajoutent à leur expérience globale et à leur impression de votre événement.

4. Commencer un concours

Les ventes de billets décuplent si vos collaborateurs s’impliquent. Demandez-leur d’utiliser leurs propres canaux de médias sociaux pour diffuser le message de l’événement. Faites en sorte que leurs efforts en valent la peine en en faisant un concours. Fournir une incitation pour ceux dont les références mènent à X montant des ventes. L’incitatif peut être aussi petit qu’une carte-cadeau ou aussi extravagant qu’un congé payé, en fonction de la taille de votre budget.

De la même manière, vous pouvez également promouvoir un effort de groupe et offrir une incitation à l’ensemble du groupe si les efforts collectifs de tous conduisent à la vente de billets X. L’incitation peut être une fête de bureau avec restauration complète ou un bonus dans le prochain chèque de règlement de chacun.

5. Rendez votre événement aussi amusant qu’éducatif

Bien sûr, la plupart des gens assisteront à votre événement pour entendre un conférencier invité ou apprendre quelque chose qui leur sera bénéfique dans certains domaines de leur vie. Cependant, ajouter un peu de valeur de divertissement ne ferait pas de mal non plus. Après les conférences et les ateliers, vous pourrez peut-être organiser une après-soirée où des cocktails seront servis.

Les animations peuvent inclure un certain nombre d’activités, telles que:

Soirée Techno Dance
Heure de karaoké
Représentation d’un interprète local, tel qu’un musicien, un comédien ou un danseur

Pourquoi avez-vous besoin de promouvoir les choses amusantes? Tandis que les principaux participants assistent au contenu éducatif, rappelez-vous que la plupart d’entre eux seront probablement accompagnés de leurs conjoints, enfants et amis. Ces personnes sont les participants secondaires et n’assisteraient pas seules à votre type d’événement. En promouvant l’aspect divertissement de l’événement, vous pouvez faire appel à ce groupe démographique.

6. Battez l’événement avec “Mini Events”

Créez une sorte de compte à rebours dans lequel chaque jour comprend un «mini-événement» qui aide à anticiper l’événement à venir. Le concept est similaire au programme «12 jours de Noël» dans lequel les enfants créent une chaîne en papier de construction et suppriment un lien chaque jour qui passe pour commémorer le jour qui se rapproche de Noël.

Voici un exemple de ce que vous pouvez ajouter pour chaque compte à rebours:

Jour 5: webinaire en direct
Jour 4: concours de médias sociaux avec des cadeaux
Jour 3: témoignage vidéo avec les participants du dernier événement.
Jour 2: publication sur le blog d’un des conférenciers invités
Jour 1: un message vidéo «je vous vois là-bas»

Votre compte à rebours doit commencer au moins 10 jours avant, bien que l’exemple ci-dessus donne quelques idées sur ce que vous pouvez intégrer. La fin de chaque mini-événement devrait inclure une incitation à l’action incitant les abonnés à acheter leur billet s’ils ne l’ont pas déjà fait.

7. Faites participer vos sponsors

Un taux de participation élevé serait bénéfique pour vos sponsors, tout autant que pour vous. C’est pourquoi vous devriez les encourager à s’impliquer et à promouvoir l’événement en utilisant leurs propres médias sociaux. Vos sponsors sont probablement mieux établis que vous, d’où leur budget suffisant pour financer votre événement. En tant que tels, ils ont probablement aussi une base de connexion plus grande.

Bien que le gros de la promotion relève de votre responsabilité, n’ayez pas peur de demander à vos sponsors de promouvoir l’événement en vous connectant à votre page de vente de billets.

8. Créer différentes options de tickets et packages

C’est une bonne option si votre événement se déroule sur plusieurs jours. Il y aura des membres qui peuvent refuser d’y assister parce qu’ils ne peuvent pas assister à tout l’événement. Pour cette raison, créez différents types de tickets pour ceux qui ne pourront se présenter qu’une partie de l’événement. Vous pouvez, par exemple, avoir un billet régulier valable pour l’ensemble de l’événement et un autre valable pour le premier ou les deux premiers jours. Ces derniers, bien entendu, devraient être vendus à un prix inférieur.

Vous pouvez également faire la même chose si l’événement comprend une after-party. Vous pouvez séparer cette partie de l’événement des ateliers pédagogiques et des conférences qui précèdent. Créez des options de billets qui conviennent aux deux événements, aux ateliers et à l’après-soirée uniquement.

La vente de billets est une affaire de tous les jours

Vendre des billets n’est vraiment pas un travail difficile. Il suffit simplement de faire en sorte que les invités aient vraiment intérêt à y assister et à en tirer le meilleur parti. Si toutes les étapes sont en place, il n’ya vraiment aucune raison pour que les billets ne se vendent pas comme des petits pains.

Il s’agit d’une contribution de Dan McCarthy, responsable des événements de Venueseeker, un guide complet des salles en ligne basé au Royaume-Uni. Dan a 5 ans de gestion de projet événementiel à son actif. Il a travaillé sur de nombreux événements réussis et partage actuellement ses connaissances en écrivant sur le blog de l’entreprise. Suivez-le sur Twitter @ DanCarthy2.

Les 5 Meilleurs Conseils pour choisir la Meilleure Solution Sur Site

admin — Fri, 04 Oct 2019 11:04:26 +0000

En raison de l’évolution rapide de la technologie et du nombre croissant de fournisseurs sur le marché, vous pouvez vous retrouver avec trop d’options – certaines d’entre elles peuvent offrir le service qui répondra à vos besoins, d’autres non. Ces facteurs pourraient rendre la recherche un peu plus compliquée. Heureusement, il existe un moyen de rationaliser l’ensemble du processus!

En tant que solution de gestion d’événements, nous connaissons tous les aspects critiques à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur sur site. Nous avons donc créé une liste de nos 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur fournisseur sur site:

1. Déterminez vos besoins et objectifs

La première chose à faire en tant qu’organisateur d’événement est de faire un brainstorming et de définir les exigences spécifiques que le prestataire doit respecter pour l’événement. Mais avant cela, vous devriez vous poser les questions suivantes: Quels sont mes besoins et objectifs actuels? Qu’est-ce que j’attends de mon fournisseur de solution sur site? Une fois que vous avez une réponse, vous verrez que la liste de vos besoins sera beaucoup plus facile.

En outre, nous vous recommandons vivement de préparer vos exigences avant d’examiner les propositions. Pourquoi donc? Eh bien, en planifiant à l’avance une liste complète de conditions pour les fournisseurs, il sera plus simple de juger chacune d’elles en évaluant si elles sont remplies.

Notre perspicacité:

Il est toujours bon d’écouter les conseils de professionnels lorsqu’ils prennent une décision importante. Lors de l’examen des propositions, demandez des recommandations en cours de route afin de pouvoir les combiner avec votre propre expertise et votre liste d’exigences. C’est également un bon indicateur pour vous permettre de voir à quel point les prestataires sont expérimentés et compétents.

2. Comparez vos meilleures solutions

Après avoir établi une liste claire de vos besoins et de vos objectifs, vous devez effectuer des recherches pour filtrer les solutions sur site qui répondent à vos exigences, jusqu’à ce que vous trouviez la solution idéale. Bien sûr, nous savons que rechercher des tonnes de fournisseurs peut être une tâche ardue (et cela prend beaucoup de temps), en particulier si vous êtes un organisateur d’événement. Le meilleur moyen de limiter vos options consiste donc à consulter des pages telles que Capterra, des blogs consacrés au secteur de l’événementiel et d’autres sites liés aux événements pour vous aider à trouver la solution qui vous convient.

Lorsque vous limitez vos options, prenez en compte des aspects tels que la réputation, les années d’expérience, le nombre de clients, le type de solutions fournies, entre autres.

De plus, disposer d’une liste de contrôle avec vos conditions permet d’accélérer le processus car vous pouvez immédiatement supprimer une entreprise de vos options s’il manque une exigence. Un autre bon moyen de les filtrer consiste à classer par ordre d’importance les nécessités que vous recherchez dans le logiciel, car l’une des fonctionnalités peut être une option intéressante, mais non indispensable. Une fois que vous avez sélectionné vos sites préférés, vous pouvez les comparer pour voir s’il existe une solution offrant une solution différente.

Notre perspicacité:

Voici un aperçu de ce que vous pouvez généralement attendre d’un fournisseur de services «Solution sur site»:

Enregistrement
Impression de badge
Suivi des participants
Capture de plomb
Rapports et analyses
Application d’événement mobile

Parmi les services standard proposés, vous devez rechercher un fournisseur doté d’un facteur de différenciation qui conviendrait mieux à votre événement.

Par exemple, un des facteurs qui nous sépare des autres sociétés est qu’Azavista s’emploie à devenir le fournisseur le plus écologique en intégrant des matériaux biodégradables à des produits tels que des badges, des porte-badges et des cordons pour qu’ils puissent être réutilisés et recyclés. Si vous souhaitez réduire l’impact plastique des événements, cette solution est peut-être celle qui vous convient le mieux. C’est juste une question de recherche de la solution adaptée à vos besoins et à vos objectifs.

3. Demander plusieurs devis

C’est très important: ne recevez pas un devis d’un seul fournisseur! Même si vous êtes certain de conclure l’accord avec une entreprise spécifique, il est préférable d’obtenir plusieurs devis. De plus, ces citations serviront de référence pour comparer les fournisseurs à l’avenir. En outre, en regardant plusieurs fournisseurs, vous obtenez une idée des prix standard de l’industrie.

Notre perspicacité:

Chez Azavista, nous proposons des devis sur mesure pour chacun de nos clients potentiels, car nous comprenons que leurs exigences et leurs objectifs sont uniques. L’offre doit donc aller dans ce sens.

4. Allez avec votre instinct

À la fin de la journée, vous travaillerez avec le fournisseur sélectionné avant, pendant et après votre événement. Prenez donc votre temps pour évaluer toutes vos options.

Si vous ne vous sentez pas en confiance avec vos choix, demandez plus d’informations ou revenez à la liste que vous avez créée et demandez des devis différents aux fournisseurs. Lorsque vous trouverez le meilleur choix, vous le saurez une fois, car vous vous sentirez bien.

Notre perspicacité:

Une fois que vous avez choisi le fournisseur, ne précipitez pas le processus de clôture de l’affaire, vous risqueriez de manquer des informations importantes car vous n’avez pas revérifié ces informations. D’après notre expérience, nous savons que ce type de marché prend du temps. Nous essayons donc de tenir tous les appels et / ou réunions nécessaires avec nos clients potentiels jusqu’à ce que nous trouvions le meilleur contrat.

5. Préparez-vous pour le succès

Maintenant que vous avez signé le contrat avec votre fournisseur de solutions sur site, il est temps de vous assurer que votre expérience sur site se déroule de manière transparente en offrant une expérience exceptionnelle aux participants pendant l’événement. Avant l’événement, vous devez connaître tous les détails de l’équipe sur site qui vous assistera pendant l’événement. Des services tels que l’enregistrement, la création de badges, la récupération des leads, etc. doivent être expliqués et organisés avec le temps.

Notre perspicacité:

À Azavista, nous mettons à votre disposition une équipe de conférence pour assister votre personnel sur place pendant l’événement. De plus, plusieurs jours avant, nous équipons votre équipe de sessions de formation appropriées. De plus, nous vous aidons à expédier, améliorer, configurer et tester votre technologie sur site pour l’événement.

Avez-vous d’autres moyens de choisir votre fournisseur sur site? Nous aimerions en entendre parler dans la section commentaires!

9 Menaces pour Votre Événement (et comment les surmonter)

admin — Fri, 04 Oct 2019 11:00:32 +0000

En tant que planificateurs d’événements, nous sommes souvent si occupés que nous pouvons oublier des éléments préjudiciables au succès de nos événements. Je pense qu’il est toujours bon de se rappeler les erreurs (potentielles) du passé, pourquoi elles se sont produites et comment vous les avez surmontées.

Pour cette raison, chez Azavista, nous essayons d’inspirer continuellement nos lecteurs pour qu’ils développent leur planification d’événements et deviennent aussi efficaces que possible. J’ai compilé une liste de 9 menaces pour votre événement et la manière dont vous pourriez les surmonter. En effet, certains sont une évidence – mais vous seriez surpris de ce que vous pourriez oublier lorsque le stress s’accumule!

Ma devise? Espérer le meilleur – prévoir le pire.

Bonne planification!

9 Menaces pour votre Événement (Et comment les Surmonter) from Azavista

BUDGET UNCLEAR – Budget? Quel budget?

Les budgets des événements sont aujourd’hui réduits et les planificateurs d’événements doivent faire preuve de créativité et faire plus, avec beaucoup moins. Ce serait formidable si nous pouvions tous planifier et organiser un événement sans budget – les possibilités seraient infinies.

Bien que ce soit toujours le cas (bien entendu, les possibilités infinies), vous devez maîtriser vos finances. Veillez toujours à définir un seuil pour votre événement afin que vous ne finissiez pas par payer vos erreurs après (littéralement).

Alors, voici ce que vous devez faire:

Fixez une limite budgétaire claire pour votre événement
Suivez vos dépenses au fur et à mesure.
Faites preuve de créativité et proposez des idées uniques (par exemple, un décor, etc.) qui sont également abordables.

MAUVAISE GESTION DU TEMPS – Il y a tant à faire, si peu de temps.

Vous devez investir les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment. Nous avons tous un moment « oh, j’aurais pu le faire en un rien de temps ». Cependant, nous avons souvent tendance à regretter la procrastination et à souhaiter pouvoir revenir en arrière pour commencer à planifier plus tôt.

Alors, comment pouvons-nous rester au top de notre jeu de planification?

Fixez des objectifs à court et à long terme pour vous assurer que tout est fait quand il le faut.
Commencez par les informations essentielles: lieu de l’événement, taille de l’événement et événements simultanés.

LA LOI DE MURPHY – Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner

Le premier élément auquel on pense ici est celui des changements de dernière minute qui, lorsqu’ils se produisent, semblent être la fin du monde (et de votre événement).

Alors, comment pouvons-nous défier Murphy?

Effectuez une évaluation des risques de votre événement et identifiez les endroits où des changements sont le plus susceptibles de se produire ou les domaines où le succès de l’événement peut être compromis.
Sur la base de votre évaluation des risques, assurez-vous d’avoir un plan de secours et de couvrir toutes vos bases.
Respirez. Nous ne pouvons pas prédire l’avenir – mais planifiez le pire et espérons le meilleur!

TROP PEU DE MEMBRES DE L’ÉQUIPE – Pas assez de mains pour faire le travail

Toutes les organisations ne disposent pas d’une équipe événementielle dédiée à la planification de leurs événements. Parfois, une armée composée d’une seule personne s’attaque à la conférence annuelle et d’autres fois, c’est une équipe de dix âmes dévouées travaillant pour une exposition.

Mais avant tout, il est important (et parfois nécessaire) de simplement demander de l’aide – vous seriez surpris de savoir lequel de vos collègues serait intéressé à donner un coup de main!

Alors:

Demandez de l’aide lorsque vous en avez besoin
Être un joueur d’équipe
Achetez du café et des muffins pour vous remercier!

ÉVÉNEMENT SANS FIN – Alors, juste une fête, vraiment.

Soyons honnêtes … Un événement sans but « réel » n’est qu’une fête. C’est également une perte de temps et d’effort.

Comment déterminer le but d’un événement?

Pourquoi ces invités sont-ils invités à votre événement?
Que devrait signifier votre événement pour eux? Que va-t-il leur apporter?
Ne pas trop compliquer les choses. Assurez-vous simplement que vos invités sachent pourquoi ils assistent à votre événement et que leur présence est valorisée et appréciée.

CARELESS ERREURS – Certaines choses sont simplement évitables

Les choses glissent parfois à travers les mailles du filet et sont oubliées. On ne s’en souvient qu’à la toute dernière minute. Le secret pour atténuer les erreurs simples dans la planification de votre événement est trop bien: ayez un plan solide.

ALORS:

Créez un plan détaillé des événements décrivant ce qui doit être fait, quand et par qui (en détail)
Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez tous le plan et êtes prêt à vous y engager.
De simples erreurs peuvent arriver, nous ne sommes que des humains – alors dépoussiérez-vous et continuez!

PAS ASSEZ XP – Planificateurs avec une expérience insuffisante

Les choses peuvent devenir incontrôlables assez rapidement sans qu’un capitaine dirige le navire – ou, dans le cas de la planification de l’événement, ne dirige l’équipe. Ne pas avoir les bonnes personnes au bon endroit est une recette pour un désastre.

Un responsable d’équipe d’événement (ou un responsable, selon les besoins) doit avoir une vue d’ensemble des charges de travail et des horaires de son équipe et en coordonner les activités. Une fois que votre responsable d’équipe (responsable) aura compris les capacités de chaque membre de l’équipe, il sera beaucoup plus facile d’accomplir la tâche de la manière la plus efficace et efficiente possible.

En tant que chef d’équipe:

Dirigez votre équipe – (presque) tout le monde peut gérer
Le renforcement positif va un long chemin

En tant que membre de l’équipe:

Il n’y a pas de ‘je’ dans l’équipe
Utilisez vos atouts – c’est la meilleure approche quand il n’y a pas assez de temps et qu’il reste beaucoup à faire.

TROP D’OUTILS – Outils, outils partout ..

C’est toujours bien d’avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, un outil pour suivre vos tâches d’événement, un outil pour envoyer des courriers électroniques, un outil pour les inscriptions et bien sûr des applications mobiles pour vous garder organisé en déplacement.

Comment peut-on alors trier l’utile parmi les outils inutiles?

Si vous devez toujours « trouver » un outil mais que vous êtes « sûr que cela vous aidera », ne perdez pas votre temps à choisir et à tester des outils lorsque vous n’avez pas le temps.
Moins c’est plus. Un ou deux outils intégrés peuvent aller très loin – si vous vous retrouvez souvent en train de planifier des événements, recherchez des logiciels en ligne pouvant être personnalisés pour répondre à vos besoins.

GESTION DU CHANGEMENT – Ne pas suivre vos modifications d’événement

Comme dans la plupart des cas, il est peu probable que vos projets d’événement restent constants – les changements sont inévitables. Bien souvent, le fait de ne pas suivre les changements d’événement résulte d’un problème de budget ou de gestion des tâches.

Alors, comment pouvez-vous préparer et éviter cela?

Assurez-vous que votre budget est étanche et bien pensé
Établissez un calendrier de l’événement réaliste et détaillé et pré-planifiez autant que possible
Rassemblez des détails sur tous les changements, par exemple: les raisons du changement, qui est le responsable, etc. – de cette façon, vous pourrez considérer ces informations pour votre prochain événement