Lorsqu’il s’agit de planifier un événement d’entreprise, l’enjeu est trop important pour que vous puissiez simplement l’improviser. Tout comme un planificateur de mariage passe des mois à planifier pour obtenir tous les détails jusqu’au moindre détail, vous devez faire de même pour votre événement d’entreprise.

C’est beaucoup plus facile avec une liste de contrôle de planification pour s’assurer que vous avez tous vos canards alignés le jour de l’événement.

1. Le Lieu

À lui seul, le lieu de l’événement vous coûtera une grande partie de votre budget. Votre liste de contrôle devra comporter une section entière consacrée à la location du site, et elle devra comprendre les éléments suivants :

    • Coût – Est-ce que cela correspond à mon budget ? Le prix diffère-t-il selon la période de l’année ?
    • Est-il disponible à la date de l’événement ?-ce que cela correspond à mon budget ? 
    • Ambiance – a-t-elle le type de toile de fond et de décor qui convient à l’événement ?
    • Il y a une salle de conférence ? Ceci est nécessaire si vous prévoyez d’organiser une présentation. 
    • Quelle est la capacité d’occupation maximale ? Est-ce qu’il y a des logements pour handicapés ?
    • Est-ce qu’il y a plusieurs pièces ? Il se peut que vous ayez besoin de salles séparées pour accueillir différents ateliers, tenir une séance d’information ou accueillir des invités de marque.
    • Est-ce que le lieu comprend des chaises, des tables, de l’équipement audio et visuel, ou est-ce que je devrai acheter ces articles ailleurs ?
    • Est-ce qu’un concierge fera partie du personnel pendant l’événement pour entretenir les toilettes et changer les poubelles ?
    • Y a-t-il suffisamment d’espace de stationnement ? Les retardataires devront-ils se garer de l’autre côté de la rue et faire une longue randonnée à pied ?
    • Que diriez-vous d’une cuisine et d’un bar ?
2. Activités

Votre liste de contrôle devrait inclure un calendrier et vous devriez avoir une estimation du temps pour chaque activité. Le temps devrait inclure un tampon pour anticiper les problèmes imprévus et les retards, tels que les difficultés techniques. En d’autres termes, si vous pensez qu’une présentation va prendre 60 minutes, faites-en 70 minutes sur la ligne de temps.

Considérez les activités suivantes :

    • Introduction/brise-glace
    • Ateliers, expositions sur les salons professionnels
    • Conférencier invité
    • Déjeuner
    • Présentation du lancement du produit
    • Discours de clôture
    • Soirée d’après-événement

Chacun de ces points peut être décomposé encore davantage et avoir sa propre mini liste de contrôle. Un calendrier pour une présentation de lancement de produit, par exemple, peut ressembler à ceci :

    • Déclaration de bienvenue – 5 minutes
    • Présentation du produit – 10 minutes
    • Partagez votre propre expérience d’utilisation du produit – 10 minutes
    • Diaporama avec spécifications et description détaillées du produit – 20 minutes
    • Questions/Réponses – 5 minutes
3. Intervenant

Y aura-t-il un intervenant invité ? Cette personne est-elle une figure de référence bien connue et respectée dans l’industrie ? Le présentateur peut être un conférencier professionnel qui connaît bien votre secteur d’activité et qui peut être embauché par contrat. Il se peut même que l’un des membres de votre personnel soit confiant lorsqu’il prend la parole devant un auditoire rempli de gens. Une fois que vous aurez identifié un conférencier, vous devrez indiquer les points suivants dans votre liste de vérification :

    • Cette personne devra-t-elle être rémunérée pour son temps ?
    •  D’où vient cette personne ? Si vous venez de l’extérieur de la ville, quel sera le coût de ses frais de déplacement et d’hébergement ?
    •  Dans quelle mesure cette personne connaît-elle votre secteur d’activité ?
    • Y a-t-il des vidéos de ce conférencier des présentations précédentes ?
    • L’orateur aura-t-il besoin d’un équipement spécial, tel qu’un téléprompteur ou un projecteur de diapositives ?
4. Publicité sur place

Il doit être évident qu’une fois que vous entrez dans le lieu de l’événement que l’entreprise qui est l’hôte de l’événement. Ne soyez pas modeste en faisant connaître le nom de votre entreprise. Le nom et le logo doivent apparaître sur différents supports. Comment allez-vous commercialiser votre entreprise ? Considérez ces options :

    • Bannières et affiches traditionnelles
    • Affichage numérique
    • Dépliants, brochures, catalogues
    • Mention fréquente de la part des présentateurs et des conférenciers
    • Affichage en direct sur les médias sociaux via un écran numérique
5. Sponsors

Qu’est-ce que votre sponsor reçoit en échange du financement de votre événement ? En règle générale, on s’arrangera à l’avance pour savoir ce que les parrains recevront. Cela comprend souvent des occasions d’exposition. Créer une liste de contrôle pour s’assurer que toutes les demandes du répondant sont satisfaites.

    • Comment le logo du sponsor sera-t-il affiché ? Apparaîtra-t-il aux côtés des vôtres dans des dépliants, des bannières et de l’affichage numérique ?
    • Le logo apparaîtra-t-il aussi dans les articles promotionnels et autres cadeaux publicitaires ?
    • Le sponsor se verra-t-il attribuer un stand ?
    • Le sponsor présentera-t-il sa propre présentation ?
6. Nourriture

À défaut, votre événement devrait au moins servir des rafraîchissements légers et des amuse-gueule. Si votre budget le permet, vous pourrez peut-être opter pour un service de traiteur gastronomique ou même un buffet libre-service. Vous devez cependant être clair sur le type d’aliments qui seront disponibles. Voici une liste de vérification des aliments :

    • Tient-il compte des besoins diététiques spéciaux ?
    • De l’alcool sera-t-il servi ?
    • Y aura-t-il un dessert ?
    • Et des amuse-gueules ?
    • Ayez des boîtes à emporter à portée de main pour que les participants puissent emporter les restes à la maison.
    • Est-ce que la salle dispose d’une cuisine où les aliments peuvent être gardés au chaud jusqu’à ce qu’ils soient servis ?
    • Quels types de boissons seront servis ? Serez-vous en mesure de servir de l’eau en bouteille ou de l’eau provenant d’un distributeur et de gobelets en plastique ?
7. Sécurité

La sécurité est primordiale ; il y a aussi d’énormes implications juridiques si quelqu’un devait être blessé. Votre événement comprendra-t-il la présence de personnel de sécurité ? Gardez à l’esprit que la sécurité armée n’est pas toujours nécessaire, bien que cela varie selon l’ampleur de votre événement.

    • Y aura-t-il du personnel de sécurité à l’entrée principale ?
    • Y aura-t-il des patrouilles autour du périmètre du site ?
    • Le personnel embauché provient-il d’une organisation digne de confiance ayant reçu une formation sur la façon d’affronter une personne ou une foule indisciplinée ?
8. Transport et Hébergement

Si vos participants viennent de plus loin, y a-t-il des hôtels à proximité ? Y aura-t-il des navettes qui les transporteront entre le lieu d’hébergement et le lieu de l’événement ? C’est particulièrement important si l’événement s’étend sur plusieurs jours.

    • Quels hôtels/motels se trouvent à deux pas du site ?
    • Pouvez-vous obtenir un tarif réduit pour les participants ?
    • Can you secure a discount rate for attendees?
    • Pour les participants VIP arrivant de l’aéroport, prévoyez-vous un hébergement spécial, tel que le ramassage en limousine ou par un membre du personnel de haut niveau ?
9. Suivis avant et après l’événement

La liste de tâches devrait s’étendre au-delà de ce qui sera couvert pendant l’événement. Il faut aussi tenir compte du marketing et du lead nurturing dans les jours qui précèdent l’événement pour augmenter les ventes de billets. Le même effort doit être répété après l’événement pour encourager la fidélité et la fidélisation des consommateurs. Quels sont les moyens d’engager le dialogue avec votre public en dehors de l’événement ?

    • Concours de médias sociaux avec des prix (p. ex. des billets gratuits) comme cadeaux publicitaires
    • Rabais après l’événement en guise de cadeau de remerciement pour votre participation à la conférence
    • Un mini-événement de compte à rebours pour créer du buzz et de la curiosité pour l’événement.
    • Sondages pour évaluer la satisfaction globale
Une liste de tâches organisée équivaut à un événement organisé

Certains des points énumérés semblent un peu compliqués. Cependant, le fait d’avoir tout en bas permet de ne rien manquer en raison d’un manque de mémoire. Peu importe que vous utilisiez une feuille de papier et un stylo ou un organisateur numérique ; ce qui importe, c’est que vous ayez un support sur lequel vous pouvez cocher chaque élément de la liste une fois que cette partie de la planification est terminée.

Il s’agit d’une contribution de Dan McCarthy, Event Manager chez Venueseeker, un guide en ligne complet des lieux de rencontre basé au Royaume-Uni. Dan a 5 ans d’expérience dans la gestion de projets événementiels à son actif. Il a travaillé sur de nombreux événements à succès et partage actuellement ses connaissances en écrivant sur le blog de l’entreprise. Suivez-le sur Twitter @DanCarthy2.