INDUSTRIE

Capital-risque et accélérateur de démarrage

OBJECTIF COMMERCIAL

Rationaliser le processus d’enregistrement et paraître plus professionnel

LIEU DE L'ÉVÉNEMENT

Amsterdam

Comment la solution de gestion d’événements et l’application d’enregistrement d’Azavista ont aidé l’équipe de Startupbootcamp à être plus productive et à paraître professionnelle.

Chaque année, de plus en plus de startups voient le jour dans le monde. Des gens de différents endroits, cultures et étapes de la vie se rassemblent pour créer quelque chose de nouveau. Ils ont tous quelque chose en commun : diffuser leur vision, innover et atteindre une croissance formidable.

Startupbootcamp se concentre sur l’investissement et le soutien aux startups pour les aider à se développer. Ils ont 15 programmes d’accélérateurs à travers le monde qui ont aidé plus de 345 start-ups à décoller et chacun a récolté plus de 734K€. Les entrepreneurs ont l’occasion de présenter leur entreprise à des mentors, partenaires et investisseurs qui dirigeront 3 mois de collecte de fonds et de soutien..

Les événements sont incroyablement importants pour trouver les meilleurs talents et attirer leur public et c’est pourquoi Startupbootcamp organise des dizaines d’événements chaque mois. L’événement le plus important qu’ils organisent de l’année est le Demo Day où ils rassemblent plus de 350 personnes investies dans le monde des startups pour rencontrer les startups sélectionnées et voir ce qu’elles ont à offrir.

Le défi

Le buzz et l’excitation qui entourent la journée de démonstration est contagieux et est un jour important pour toutes les personnes impliquées. Après un mentorat en profondeur, chacun peut voir l’évolution des équipes et leurs améliorations.

Les préparatifs de la journée s’accompagnent d’une forte pression, de calendriers serrés et de multiples tâches à accomplir, que les organisateurs d’événements des équipes, avant d’utiliser Azavista, suivaient à l’aide d’Excel. Cette approche était difficile à mettre à l’échelle, elle était source d’erreurs et prenait énormément de temps.

Ils voulaient avoir l’air professionnel sans perdre le sentiment et la culture Startup. Le processus de contrôle devait être structuré, organisé et techniquement à jour. Pour être plus productif, gagner du temps et paraître professionnel, ils avaient besoin d’un logiciel intégré pour gérer les participants et vérifier l’entrée des participants à l’événement.

La solution

En cherchant un outil pour les aider à gérer le grand événement, Alejandra, responsable de l’événement au Startupbootcamp, est tombée sur notre liste de contrôle de l’événement, qui était la façon dont Startupbootcamp est entré en contact avec nous. Après avoir compris leurs besoins et leurs exigences, nous avons défini les modules essentiels pour leur permettre d’atteindre leurs objectifs.

Chez Azavista, nous sommes fiers d’établir d’excellentes relations de travail avec nos clients. Pour Startupbootcamp, nous avions une personne dévouée responsable de l’intégration et du support. Le jour de l’événement, nous avons couvert tous les domaines et envoyé notre équipe de développement, de marketing et de soutien à la clientèle pour participer à l’événement, en nous assurant que les équipes utilisant notre logiciel étaient non seulement formées, mais qu’elles avaient confiance en notre technologie. L’événement s’est donc déroulé comme prévu et planifié.

Azavista offre une large gamme de modules et de solutions qui répondent à un large éventail de défis pour les organisateurs d’événements. Nous savons que chaque organisateur a des exigences spécifiques, c’est pourquoi notre plateforme est divisée en modules afin que nous puissions aider les entreprises dans les différentes étapes. Pour Startupbootcamp, nous avons travaillé ensemble pour créer une combinaison de différents modules afin de trouver la solution idéale pour eux.

Avec l’Event Planning & Setup, ils ont créé une page Web personnalisée et un formulaire d’inscription en ligne. Grâce à la gestion des participants, ils ont pu envoyer des centaines d’invitations à la fois, automatiser les réponses par courriel et suivre l’état des participants. L’application d’enregistrement et l’impression des badges sur site leur ont permis de se débarrasser d’Excel. À l’entrée, on rappelait aux participants d’avoir leur code à barres prêt à être scanné, ce qui rendait le processus encore plus rapide et plus fluide, sans files d’attenttes.

Les résultats

Organiser un événement n’est jamais facile. Avec des participants, des délégués, des courriels et des tâches à gérer à temps, les choses peuvent souvent être chaotiques pour les gestionnaires d’événements, selon un certain calendrier. La plate-forme d’Azavista était essentielle pour rationaliser et automatiser les processus des Startupbootcamps.

L’application d’enregistrement a fait une énorme différence le jour de la démonstration. Il n’y avait pas de file d’attente lors de l’enregistrement et tout le monde a été étonné du professionnalisme et de l’organisation dont ils ont fait preuve. En utilisant notre logiciel d’événements, Startupbootcamp a organisé un événement incroyable, ce qui a permis d’augmenté l’engagement et d’amélioré l’expérience des participants.

Que peut faire Azavista pour votre entreprise ?

ORGANISER  UNE CONSULTATION