Il y a eu de grandes améliorations et des développements passionnants dans les événements et les conférences, et cette nouvelle année ne fait pas exception. Mais avec tous ces changements rapides, les organisateurs d’événements doivent se tenir au courant des grandes tendances en matière d’événements pour 2020, afin de pouvoir les intégrer dans leur planification d’événements!
1. Un accent continu sur la durabilité
La durabilité est un sujet qui figure sur la liste des tendances des événements depuis des années parce qu’il est toujours très pertinent, et nous devons continuer à en parler jusqu’à ce que nous ayons effectué les changements nécessaires au sein de l’industrie. Cette année, nous verrons de plus en plus d’organisateurs d’événements opter pour des solutions plus écologiques afin de réduire l’impact du plastique à usage unique. Nous assisterons également à une augmentation des matériaux recyclés pour la conception d’événements et à un plus grand nombre de placements de poubelles de recyclage, afin de réduire la quantité de déchets qui finissent dans les décharges. Bien que ce soient là quelques moyens de rendre votre événement durable, d’autres options peuvent être appliquées:
- Sites: Recherchez des sites durables.
- Déchets de papier: Abandonnez le papier pour la communication numérique.
- Déchets alimentaires: Découragez le gaspillage de nourriture avec des récipients réutilisables.
- Fleurs: choisissez des décorations conscientes.
- Énergie verte: Adoptez l’électronique fonctionnant à l’énergie solaire.
- Transport: Encouragez le covoiturage ou l’utilisation des transports publics.
- Swag: Ne pas se contenter de faire du swag bag, mais passer au numérique.
- Boissons: Évitez d’acheter des bouteilles d’eau ou des boissons individuelles, vous pouvez choisir un distributeur en vrac ou un pichet à la place.
2. Badges et billets pour les événements
L’étiquetage et la billetterie des événements sont essentiels pour les planificateurs d’événements car ils font partie intégrante de l’organisation et de la saisie des données des participants. Pour cette année, nous assisterons à une diminution significative de l’utilisation du papier pour les billets, les reçus et les confirmations, puisque tout passe au numérique. L’essor des étiquettes RFID et NFC, des codes QR, des applications pour les événements et de toutes les autres technologies portables de billetterie a changé la donne dans le secteur de l’événementiel !
Il n’y a pas si longtemps, les participants devaient faire de longues files d’attente sur le lieu de l’événement en raison de l’inefficacité du service d’enregistrement. Aujourd’hui, l’enregistrement sur place et l’impression des badges sont devenus très rapides et faciles grâce aux dernières avancées technologiques. Une autre grande tendance sera l’utilisation de badges, de porte-badges et de cordons fabriqués à partir de matériaux biodégradables. Ces types de produits peuvent se biodégrader dans des conditions normales d’enfouissement en 5 ans, alors que les produits traditionnels tels que les porte-badges en vinyle, peuvent prendre jusqu’à 400 ans !
L’industrie de l’événementiel continuera certainement à numériser les reçus et à réduire l’utilisation de papier et de plastique tout au long de la chaîne d’approvisionnement jusqu’à ce qu’ils soient obsolètes.
3. Personnalisation accrue
Comme tous les participants à votre événement ne vivent pas le même parcours, il est important de les personnaliser davantage pour qu’ils puissent obtenir exactement ce dont ils ont besoin. Ce sera l’une des plus grandes tendances en 2020. En personnalisant l’expérience du participant, vous pouvez ajouter plus de valeur à l’événement, en lui donnant l’impression d’être personnalisé et bien pensé. Bien qu’il existe de nombreuses façons de personnaliser votre événement, nous mentionnerons les plus innovantes:
IA et apprentissage automatique
Sans aucun doute, l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automaique sont parmi les technologies les plus prometteuses dans le domaine de l’espace événementiel. Elles seront bientôt utilisées dans tous les aspects des réunions et des conférences. Grâce à ces deux puissantes technologies, les organisateurs d’événements peuvent améliorer l’expérience des participants en optimisant la programmation de l’agenda, la mise en réseau et la personnalisation de l’expérience.
Données importantes
L’utilisation de données pour planifier et guider les décisions relatives aux événements sera au premier plan en 2020, car il s’agit d’un outil puissant qui peut contribuer à la réussite d’un événement. Sans aucun doute, l’utilisation de grandes données est une incroyable opportunité de croissance massive. Nous verrons plus loin comment l’utilisation correcte des données aide les organisateurs d’événements à prendre des décisions importantes de plusieurs façons qui n’étaient pas possibles auparavant.
4. Plate-forme logicielle de gestion d’événements tout-en-un
Un logiciel de gestion d’événements tout-en-un est devenu un outil si essentiel pour les planificateurs d’événements aujourd’hui, qu’il deviendra l’un des premiers choix pour 2020. Pourquoi ? Et bien, les planificateurs cherchent constamment à réduire les coûts logistiques liés à l’approvisionnement, à la passation de contrats et à apprendre à utiliser des solutions disparates dans le cadre du processus de planification d’événements. C’est pourquoi une plateforme tout-en-un est une excellente option pour réduire considérablement ces coûts.
Ces solutions intégrées fournissent non seulement des modules flexibles et des fonctionnalités robustes pour l’organisation transparente d’un événement, mais elles s’intègrent également parfaitement aux autres outils utilisés par les planificateurs d’événements.
Voici d’autres avantages clés des plates-formes intégrées de gestion d’événements:
- Permettre aux participants de s’inscrire en ligne à l’événement
- Faciliter le traitement des paiements sécurisés
- Accroître l’interaction des participants avec les exposants, le personnel et les autres participants
- Promouvoir les événements par courrier électronique, les sites web des événements et les médias sociaux
- Créer et personnaliser les sessions, les horaires des événements et les plans d’exposition
- Créer des applications personnalisées pour intégrer l’expérience de l’événement aux appareils mobiles des participants
- Mesurer et analyser le retour sur investissement des événements
5. Vie privée numérique
Si l’utilisation des données est essentielle pour avoir un avantage concurrentiel en 2020, la confidentialité numérique est tout aussi importante, d’autant plus que le règlement général de l’Union européenne sur la protection des données est déjà entré en vigueur. Aux États-Unis également, le « Mind Your Own Business Act » est en cours de déploiement. Si un événement ou une conférence nécessite la collecte d’informations personnelles des participants, les organisateurs doivent s’assurer qu’ils sont au courant des lois sur la protection de la vie privée numérique qui ont été appliquées cette année.
Heureusement, les plateformes de gestion d’événements aident les planificateurs en intégrant toutes les exigences de protection des données nécessaires, afin que les informations personnelles des participants soient protégées. En outre, en mettant en place ces exigences, vous prévenez tout type de violation de la sécurité.
