Case Study: TNW
INDUSTRIE
Tech
BUSINESS GOAL
Wachtrijen verminderen
EVENT LOCATIE
Amsterdam
Hoe TNW meer dan 10.000 deelnemers in checkt
Geen wachtrij | Binnen een minuut ingecheckt en binnnen | Gepersonaliseerde badges
The Next Web, of TNW, is een mediabedrijf dat bestaat uit vier verschillende segmenten : TNW Nieuws, TNW Deals, TNW Conference en Events. Ze zijn gericht op het helpen van mensen om het meeste uit de technologie te halen door ze te informeren en samen te brengen door middel van evenementen en werkplekken.
Ze organiseren meerdere evenementen per jaar, maar de twee grootste zijn TNW Amsterdam en TNW NYC waar ze meer dan 10.000 ondernemers, ontwikkelaars, marketeers, CEO’s en beleidsmakers samenbrengen die geïnteresseerd zijn in de technologische wereld en innovaties.
De Uitdaging
Tijdens een vorige evenement had TNW een onaangename ervaring met hun registratie leverancier. De namen van de deelnemers moesten op stickers worden geprint voordat ze op badges werden geplakt. Dit leidde tot frustrerende vertragingen, omdat duizenden mensen uren hebben gewacht om toegang te krijgen tot het evenement. Dat was niet ideaal, want ze wilden de aanwezigen van begin tot eind een bijzondere ervaring bezorgen. Het personeel van TNW liet uiteindelijk mensen zonder badges aan het evenement deelnemen.attendees from start to finish. Consequently, the staff at TNW ended up letting people into the event without badges.
De Oplossing
Een gelukkige ontmoeting tussen TNW en Azavista vond plaats aan de incheckbalie van een Accenture-evenement, waar we de software voor het beheer van het evenement en de check-in oplossing ter plaatse verzorgden. TNW was ongelooflijk onder de indruk van de prestaties van onze oplossingen en de service die we voor Accenture hadden geleverd. En besloot toen dat dit een oplossing was die voor hen zeer geschikt zou zijn.
Binnen drie weken had Azavista een compleet logistiek plan opgesteld en alles geregeld, in een opstarttijd die normaal gesproken ongeveer 2 maanden in beslag neemt. Ook hebben we hen in staat gesteld om op tijdelijke locaties zoals Schiphol Airport, Stadsschouwburg, internationale zakenhotels en nog veel meer locaties, check-in stations te hebben.
Het Resultaat
Het support team van Azavista heeft de volledige logistiek voor TNW op locatie beheerd – Elk station wordt binnen enkele minuten opgezet en is klaar voor de start.
Op het hoofdevenement hadden TNW deelnemers, de beste service die ze konden krijgen; zelfs met meer dan 2000 mensen per uur die aan het evenement deelnamen, was de inchecktijd minder dan een minuut.
Leuke anekdote: een persfotograaf vroeg ons zelfs of we de check-in voor 5 minuten konden stoppen zodat hij een foto kon maken met het er drukker uitziet bij de ingang. Ondanks dat het de grootste editie van TNW Amsterdam ooit was, was de check-in zo snel dat het er erg stil uitzag. Na overleg met TNW hebben we beleefd geweigerd.
