Gestion des Participants
En gérant efficacement les participants, vous pouvez exécuter les tâches plus rapidement et avoir un meilleur contrôle sur l’accès aux différentes activités de l’événement. Grâce à notre puissant outil de gestion des participants, vous pouvez gérer, segmenter et engager des contacts en un seul endroit!
Gardez une trace de tous ceux qui sont connectés à votre événement
Le module de gestion des participants est l’une des fonctionnalités de base d’Azavista puisqu’il vous permet de garder des informations sur toute personne que vous souhaitez suivre pour vos événements.
Fonctions de gestion des participants que vous recherchez
Dites adieu aux fichiers excel. Vous pouvez maintenant avoir tous vos contacts d’événements en un seul endroit, avec une suite puissante de fonctions pour les gérer de la manière la plus efficace possible.
Types de participants multiples
Invités, participants VIP, conférenciers, panélistes, animateurs d'ateliers, vous bénéficiez d'une base de données complète et intégrée des personnes impliquées dans votre événement. Vous pouvez sélectionner autant de types de participants que nécessaire pour votre événement, afin de pouvoir planifier ultérieurement le reste de vos activités en fonction de cela.
- Types de participants prédéfinis
- Créez vos propres types personnalisés
- Ajoutez des participants un par un ou téléchargez simplement un fichier depuis votre ordinateur, Drive ou Dropbox.
Vue d'ensemble intégrée de tous les participants
Gardez une trace des informations relatives à la gestion des participants, telles que les détails personnels, les places assises, les invitations, le statut RSVP et bien plus encore. Vous pouvez également choisir d'avoir une vue d'ensemble par défaut des données ou une vue d'ensemble personnalisée - selon les besoins spécifiques de votre événement.
- Une base de données unique pour tous les contacts
- Trier, filtrer et enregistrer le jeu de filtres utilisé
- Recherche avancée de participants
Segmentation intelligente
des listes de participants
Triez ou filtrez votre liste de participants en fonction des critères que vous choisissez. Segmentez votre base de données pour exporter la liste nécessaire, envoyer le bon message au bon public, entre autres choses. Azavista offre des listes intelligentes qui se mettent à jour automatiquement en temps réel, ce qui facilite la gestion de l'ensemble du processus.
- Versionnage sur les instantanés des participants
- Fusion des contacts
- Activer les alertes de changement
Listes facilement modifiables
Accédez à tous les détails des participants et modifiez leurs inscriptions, leurs options de paiement ou leurs détails de facturation directement à partir du tableau de bord. C'est à vous de décider si vous voulez le faire vous-même ou si vous voulez donner aux participants la possibilité de le faire par eux-mêmes.
- Mise à jour en masse des participants sous forme de cellules éditables
- Modifier manuellement le statut des participants un par un ou en bloc
- Voir les mises à jour et les changements des participants en temps réel
Exportatez et partagez
Exportez facilement votre liste de participants dans une variété de types de fichiers. La meilleure partie est que vous pouvez filtrer les participants que vous voulez exporter!
- Nommez et sauvegardez vos types d’exportation pour une utilisation future.
- Partagez la liste des participants avec les intervenants par email
Amélioration de la gestion des participants grâce à la collaboration en équipe
Non seulement votre liste contiendra des informations sur les participants et les détails relatifs aux événements auxquels ils assistent ou auxquels il sont invités.
- Assigner des tâches à des collègues
- Suivre les progrès
Plusieurs Options D'Intégration
Synchronisez en temps réel l’ensemble des données de vos participants avec différentes plateformes. Importez les données d’autres plateformes pour unifier vos processus de planification et de marketing événementiel.
Et plein d’autres Fonctionnalités Encore
Activer les alertes lorsqu’une certaine modification a été apportée à un participant ou à un groupe de participants.
Ajoutez des participants en téléchargeant différents types de fichiers ou importez-les à partir de votre Drive and Dropbox.
Communiquez avec un, tous ou une sélection de vos participants par email utilisant nos templates personnalisés on brand.
Permettre à des parties externes d’inviter des personnes à votre événement
Choisir pour chaque événement les participants invités ou inscrits qui devraient être approuvés.
Adapté pour tout type d’entreprises de toute taille
Azavista peut soutenir les événements professionnels les plus exigeants grâce à une suite d’outils puissants.
Explorez d'autres modules. Mixez et assortissez.
Que pouvons-nous faire pour vous? Mélangez et assortissez les modules qui répondent à vos besoins uniques.
Azavista est unique dans son offre de workflows événementiels.Les utilisateurs peuvent rapidement créer une variété de processus de travail pour tous les modules de la plateforme. Plus précisément, le processus d’approbation des participants, du contenu et de l’événements, la création de budget et bien plus encore. Le module de gestion du processus est conçu de telle sorte que même les procédés complexes peuvent être créés et directement utilisés par les les organisateurs.
Gérez votre équipe à partir d’une seule interface pour simplifier la logistique et le processus de planification de votre événement – Permet d’éviter d’accabler vos planificateurs d’événements de listes de tâches et de listes excel sans fin ! Créez et assignez des listes de tâches à vos collègues, aux contacts externes, suivez l’évolution de l’événement et suivez l’évolution des coûts et des projets.
La parfaite expérience numérique pour votre événement avec un site Web entièrement personnalisé. Tirez parti de notre outil d’édition de contenu simple mais intégré avec nos modèles innovants, nos fonctions glisser-déposer, nos polices personnalisables et notre palette de couleurs – ou ajoutez un HTML, CSS ou Javascript personnalisé pour promouvoir votre événement de la façon que vous imaginez.
Azavista vous offre une vue intégrée et en temps réel de votre liste de participants ainsi que de l’état de leur inscription, qui peut être facilement modifiée et exportée dans différents formats. En gérant efficacement ces différents aspects, vous pouvez réaliser des tâches et avoir un meilleur contrôle sur la façon dont les participants accèdent aux activités de l’événement.
Notre module CRM vous permet de gérer l’historique complet des participants et des organisations sur tous les événements passés et futurs. Il est entièrement personnalisable en fonction des besoins spécifiques de votre organisation. Vous pouvez également utiliser ce module pour des campagnes marketings et des newsletters non liées à un événement. 
Notre application mobile Networking & Event n’est pas seulement rapide et facile à mettre en place, elle est aussi entièrement personnalisable pour votre marque. Améliorez l’impact de vos événements grâce à la meilleure expérience mobile, qui offre à vos participants des opportunités de réseautage.
Une partie essentielle de l’expérience d’un événement est d’avoir un système d’enregistrement rapide et sans heurts. Les participants sont automatiquement enregistrés en scannant un QR code unique généré pour leurs billets. Une partie de cette solution consiste à créer et à imprimer automatiquement les badges personnalisés pour un participant ou pour l’ensemble de la liste des invités.
Permettez à vos exposants de recueillir des informations précieuses sur les participant qui visitent leur stand en scannant le QR code personnalisé imprimé sur leur badge. Les exposants auront un accès direct à leurs nouveaux prospects afin de maintenir leur contact en dehors du programme officiel de l’exposition.
Azavista recueille des données sur tous les aspects du processus de planification d’événements afin de vous fournir des rapports faciles à comprendre qui vous permettront de prendre des décisions informées. Vérifiez le statut des principales variables de planification en exécutant des rapports en ligne instantanés, en exportant vos données et en les partageant avec les autres membres de l’équipe. Définissez des déclencheurs et des alertes également pour les autres parties prenantes clés de votre organisation.
La mise en place de formulaires d’inscription pour les participants, les conférenciers, les commanditaires et bien plus encore est l’une des meilleures caractéristiques de notre plateforme. Vous pouvez facilement utiliser différents modèles pour que la création d’un nouvel événement se fasse en 3 clics. Ou créez des formulaires avancés en plusieurs étapes qui prennent en charge toutes les exigences dont vous avez besoin. La facilité d’utilisation, la flexibilité et la capacité de personnalisation sont conçues de telle sorte qu’aucune formation sur la plateforme n’est nécessaire pour obtenir des résultats étonnants.
Les programmes d’événements sont très variés, c’est pourquoi vous pouvez créer, gérer et programmer différentes activités événementielles, telles que des ateliers, de petits séminaires, des réunions et bien plus encore – le tout au sein de votre événement. Vous pouvez également effectuer des mises à jour en temps réel et permettre aux participants de s’inscrire à leurs sessions préférées ou obligatoires.
Avec notre solution de billetterie événementielle, vous pouvez facilement organiser des événements payants tout comme des conférences, des formations et bien plus encore. Ce module permet également d’ajouter d’autres produits dans le panier de vos clients. En outre, nous prenons en charge différents types de codes de réduction et plusieurs devises. Il est également possible de présenter des produits spécifiques à des publics spécifiques.
Notre module de gestion d’hôtel et de bloc de chambre est particulièrement adapté aux événements où vous gérez les réservations de groupes hôteliers pour des événements de plusieurs jours. Vous pouvez personnaliser l’allocation des nuits pré et post événement pour plusieurs hôtels et gérer des groupes de 10 à 2000 chambres. Les participants peuvent choisir leur hôtel préféré ainsi que le type de chambre voulu dans le formulaire d’inscription. Dès leur confirmation d’inscription, nos systèmes mettent automatiquement à jour le module d’allocation des chambres afin que vous puissiez garder le contrôle des disponibilités des hôtels et des chambres. 
Notre solution simplifie le processus de gestion de vos fournisseurs ainsi que la recherche de nouveaux fournisseurs permettant une visibilité centralisée sur l’ensemble des dépenses et budgets. Qu’il s’agisse d’un lieu, d’un service de traiteur ou autre, vous pouvez trouver la meilleure option tout en ayant plus de contrôle sur le temps passé à trouver le bon fournisseur.
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Nous sommes prêts à vous aider à surmonter tous vos défis en matière de gestion d’événements.