Il n’est pas surprenant que de plus en plus de conférences et de salons professionnels soient annulés, reportés ou transformés en événements virtuels. Cela a obligé les gens à changer leurs plans et leurs itinéraires de voyage pour les mois à venir et à chercher des alternatives en ligne à ce changement soudain. Aujourd’hui, au lieu de se trouver dans une salle d’exposition bondée, les participants regardent des webinaires, des événements en direct ou des contenus pré-enregistrés directement depuis leur domicile ou leur bureau.
Même si les événements sur site offrent des avantages uniques tels que les interactions en face à face, la demande d’événements virtuels continue d’augmenter, surtout maintenant. Du streaming en direct aux sessions pré-enregistrées, de plus en plus d’entreprises restructurent leurs événements pour offrir des expériences de conduite engageantes qui vont au-delà d’un écran d’ordinateur. Cela a ouvert la porte à de nouvelles façons de connecter les gens en ligne tout en réduisant les coûts et l’empreinte carbone.
De nombreux organisateurs d’événements qui se sont déjà tournés vers les événements en ligne et les rencontres virtuelles en sont encore au stade de la « mise au point ». Pourquoi en est-il ainsi ? Eh bien, certains n’avaient pas ce type d’événements comme stratégie de base et d’autres le font probablement pour la première fois. Mais la vérité est que personne ne sait quelle est la meilleure formule pour chaque événement. Ce que nous savons, c’est qu’un événement virtuel ne se limite pas à l’organisation d’un webinaire, c’est pourquoi il est important d’avoir une structure claire à suivre lors de la planification d’un événement virtuel.
Que vous ayez un événement programmé pour cette année ou que vous soyez simplement à la recherche d’idées pour passer au numérique, utilisez cette structure pour planifier votre propre expérience immersive en ligne.
Approche et Plates-Formes
Avant de décider de la meilleure approche pour accueillir un événement virtuel, vous devez passer en revue votre dossier d’événement pour voir si le plan se traduit bien dans un format virtuel. Ce n’est pas parce que tout le monde le fait que vous devez le faire aussi. Si une expérience virtuelle sert les buts et objectifs de votre événement, il est alors logique de passer au numérique. Si elle ne s’aligne pas, vous devrez trouver une approche qui fonctionnera mieux.
Une fois que vous avez compris cela, posez-vous les questions suivantes : Pourquoi les participants s’inscrivent-ils à votre événement ? Que proposez-vous qui apportera une valeur ajoutée ? En fonction des réponses, vous pourrez décider quel type de contenu convient le mieux à votre événement. Veillez à donner la priorité le contenu essentiel et les points clés à retenir.
Il est maintenant temps d’évaluer quel type d’événement virtuel convient le mieux aux buts et objectifs que vous vous êtes fixés :
Entièrement Virtuel
Les événements virtuels impliquent que les gens interagissent dans un environnement virtuel plutôt que dans un lieu physique. Ces événements en ligne sont multi-sessions, hautement interactifs et peuvent comporter des webinaires et des webcasts. De plus, ils conviennent à tout événement comportant de multiples présentations, salles de discussion ou expériences de marque afin d’engager vos participants.
Hybride
Un événement hybride est tout type d’événement – conférence, salon professionnel, séminaire de formation, etc. – qui combine des éléments de vie, en personne, avec des composantes en ligne. Il offre un moyen efficace d’augmenter considérablement la participation et d’étendre la portée d’un événement en direct grâce à des événements en ligne.
Retransmission en direct
Les événements en streaming live sont très utiles pour étendre la portée de votre entreprise, améliorer sa visibilité et distribuer le contenu disponible à un nouveau public. Ce type d’événement en ligne permet aux participants de partager facilement l’événement avec d’autres personnes, telles que des collègues, des amis ou de la famille. Il peut également être incroyablement rentable pour les organisateurs d’événements.
Pré-enregistré
Ce type d’événement en ligne est saisi, édité et partagé pour être visionné ultérieurement. Non seulement il peut être présenté en première à une date précise, mais il peut également être disponible en ligne par vidéo à la demande (VOD). En même temps, il donne la possibilité de faire apparaître le contenu en direct, même s’il ne l’est pas. Cette option offre une plus grande flexibilité aux organisateurs d’événements.
Format et Conception du Programme
Tout comme les conférences sur place, les événements virtuels se présentent sous de nombreux formats de programme. Que vous décidiez d’organiser une table ronde, une série d’entretiens ou des tournées de présentation, vous devez offrir à vos participants une expérience unique, qui permettra à votre entreprise de se différencier de la concurrence.
Les tables rondes:
- Elles réunissent des experts de haut niveau dans différents domaines pour partager et exploiter l’expérience de chacun.
- Ils sont utiles si un sujet est trop complexe pour être traité par une seule personne ou si le public doit être exposé à différents points de vue au cours d’une même session.
Interviews:
- Il s’agit de dialogues approfondis entre les hôtes de l’événement et les experts en la matière.
- Les experts peuvent partager leurs connaissances lors de séances de questions-réponses en direct, ce qui permet de maintenir le contact avec le public.
Tournées de présentation:
- Les Pitch Rounds sont organisés dans le seul but de permettre aux startups de présenter leurs idées à un groupe de jurys (généralement des investisseurs ou des parties prenantes).
- Ce format virtuel est un excellent moyen de fidéliser les participants grâce à sa dynamique.
Keynotes:
- Les discours d’ouverture inspirent, divertissent et éduquent le public sur un sujet spécifique.
- Les conférences sont menées par des orateurs choisis pour leur expertise dans un domaine particulier et leur capacité à attirer l’attention du public.
- Dans un environnement virtuel, les orateurs n’ont plus besoin de se déplacer pour prononcer leur discours, et les participants n’ont plus à chercher des places disponibles pour assister à la session!
Aller en ligne signifie également amener le design et l’image de marque de votre entreprise dans un espace numérique. Assurez-vous de consulter les directives de votre marque avant de créer du matériel visuel, ou de construire un accessoire ou un décor pour votre événement. De même, toute la conception physique et/ou numérique créée pour l’événement doit préserver la cohérence de votre identité graphique.
Technologie
Les organisateurs d’événements réussissent à organiser des événements virtuels lorsqu’ils disposent de l’ensemble des outils technologiques appropriés. Pour se préparer au grand jour, il faut réfléchir à ces questions : Où l’événement sera-t-il filmé ? Tout sera-t-il filmé à distance ? ou dans un studio ? ou dans un bureau ? En fonction de vos réponses, vous pouvez identifier l’installation dont vous aurez besoin, comme le matériel audio et visuel, l’équipement de la maison, l’équipement du studio, etc.
Outre ces éléments technologiques, les organisateurs d’événements peuvent également bénéficier de l’utilisation d’une plateforme technologique pour planifier l’ensemble du processus de l’événement, de la promotion à l’exécution et à la gestion. Voici les principales solutions technologiques à utiliser lors de l’exécution d’un événement virtuel:
Site web de l’événement
Le site web d’un événement est au premier plan de tout événement en personne ou virtuel et constitue un outil puissant pour attirer de nouveaux participants. Grâce au site web de votre événement, vous pouvez promouvoir votre événement de manière transparente en fournissant un contenu riche qui tient les participants potentiels informés et les incite à s’inscrire à l’événement. Le site web de votre événement doit également communiquer la valeur de votre événement virtuel tout en ayant la même apparence et la même convivialité que votre entreprise.
Inscription
Un outil d’inscription robuste vous permet de mettre en place sans effort des formulaires d’inscription pour les participants, les orateurs, les sponsors et les approbations, en un seul endroit. Ces formulaires permettent aux personnes de s’inscrire à l’événement virtuel, de soumettre leurs préférences et de fournir des informations de paiement sans aucun problème. Vous pouvez ainsi vous assurer que votre expérience d’inscription sera sans faille tout en augmentant la participation à l’événement.
Marketing par courriel
L’e-mail marketing vous aide à accroître la notoriété de votre marque en ciblant et en vous connectant avec les bons participants, au bon moment. Non seulement vous pouvez stimuler la demande pour votre événement virtuel, mais vous pouvez aussi augmenter les inscriptions et tenir les participants informés. Utilisez un outil de marketing par courrier électronique qui vous permet de personnaliser vos courriers électroniques, de les automatiser et de les programmer en fonction des données des participants, tout en suivant les taux d’ouverture, les taux de clics et les taux de conversion.
Application pour les événements
Une application événementielle est l’un des éléments les plus importants de la technologie événementielle pour les événements virtuels. Cet outil permet d’accroître la participation des participants grâce à des fonctions qui stimulent l’interaction avant, pendant et après l’événement. Les participants peuvent ainsi choisir les sessions qu’ils souhaitent ajouter à leur agenda, avoir une bonne vue d’ensemble des sujets actifs et participer par le biais de sondages et de questions pendant les sessions. Pour les planificateurs, c’est là qu’ils recueillent des données pertinentes, telles que l’engagement des participants et la popularité des sessions.
Hôte(s) en ligne
À la caméra – Selon le type d’événement virtuel, vous devez trouver des orateurs et/ou des experts qui donneront des conférences sur des sujets spécifiques, feront des interviews ou participeront à des tables rondes pendant votre événement. Il doit s’agir de leaders d’opinion ayant de nombreux adeptes. N’oubliez pas non plus que tous les orateurs qui ont confiance en la scène n’ont pas forcément confiance devant l’écran. N’invitez pas une personne qui ne sera pas à l’aise dans ce type de format d’événement.
Hors caméra – Pour vous assurer que les commentaires et les interactions des participants sont pris en compte, vous devez confier cette tâche à un membre de votre équipe. Vous verrez comment le public se sentira inclus et remarqué pendant les sessions – cela permet d’augmenter la participation par le biais du chat et de l’interaction sociale, d’où la rétention.
Interactivité et Engagement
Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous ne pouvez pas vous contenter de diffuser en direct la session que vous avez planifiée et vous attendre à ce que ce soit la meilleure expérience en ligne pour vos participants. Vous devez prendre en compte l’interactivité et l’engagement dans chaque décision relative au contenu de votre événement virtuel. Ces aspects peuvent faire la différence lorsque les spectateurs décident de se brancher en live ou de rester dans l’événement virtuel.
Si vous permettez aux participants de prendre part à une conversation en temps réel, leur expérience de l’événement sera plus passionnante et plus engageante ! Gardez à l’esprit que dans un environnement virtuel, vous pouvez inclure des conversations informelles, des éléments interactifs et des exemples en temps réel qui ne sont pas nécessairement conformes avec une mise en scène traditionnelle hors ligne.
Intégrez ces tactiques pour accroître l’interactivité et l’engagement de votre événement :
Questions et réponses – Lors de votre événement virtuel, sélectionnez les meilleures questions de votre public ou laissez-les décider de celles dont ils aimeraient discuter.
Sondages en direct – Augmentez l’interaction de votre réunion et de vos événements virtuels en sondant votre public en temps réel.
- Gamification – Générez des expériences de haute qualité et augmentez la participation et l’engagement des participants aux sessions en utilisant la gamification.
- Fonctionnalité de chat – Permettez aux participants d’interagir et de s’engager en temps réel, les uns avec les autres grâce à une fonctionnalité de chat.
Maintenant que vous disposez de la structure idéale pour développer des événements virtuels, vous pouvez déterminer si vous devez ou non commencer à planifier votre propre expérience immersive en ligne. N’oubliez pas qu’avec le bon plan et la technologie appropriée, vous pouvez offrir une expérience exceptionnelle à vos participants!
Azavista fournit une gamme d’outils complètes et efficaces qui vous aide à planifier avec succès tout événement, qu’il s’agisse d’un événement en personne ou virtuel. Nos solides intégrations garantissent une préparation numérique de vos événements virtuels. En utilisant nos différents formats prédéfinis comme éléments de base, vous pouvez facilement établir le plan de votre conférence. Nos modèles de réunion plug-and-play maximisent l’expérience des participants tout en vous faisant gagner un temps précieux pour saisir de nouvelles opportunités.
