Que vous soyez chargé de planifier la prochaine grande conférence, réunion ou convention de votre organisation, vous devez suivre chaques détails de près pour vous assurer que tout se passe bien. De la phase de pré planification à la logistique du jour de l’événement, vous aurez de nombreuses tâches à prendre en compte. Si vous essayez de garder tous ces détails dans votre tête et non sur une liste de contrôle de la planification de l’événement, vous finirez par être très stressé et désorganisé.
Une liste de contrôle pour la planification d’événements vous donne un moyen tangible de vous assurer que rien n’est oublié, ce qui est crucial à chaque étape de la planification de votre événement. Bien que tous les événements ne soient pas identiques, vous pouvez utiliser notre liste de contrôle essentielle pour la planification d’événements et la personnaliser en fonction de vos besoins, afin de réduire le stress et de vous assurer qu’aucun détail n’est omis avant, pendant ou après le grand jour.
La structure de cette liste de contrôle est conçue pour une période de trois à six mois. Néanmoins, si vous commencez à planifier un événement qui doit être exécuté dans un délai plus court, vous pouvez toujours le faire ! Il vous suffit de vous mettre au travail – rapidement. Le plus tôt vous pourrez décider la date, le mieux ce sera!
Les premiers pas:
Ce sont les premières actions que vous devez entreprendre dès que vous avez le feu vert pour votre événement:
1. Définir les buts et objectifs de votre événement
- Quel est l’objectif de votre manifestation?
- Quel est l’objectif de votre événement? Comment allez-vous le mesurer ?
- Combien de personnes voulez-vous assister à l’événement ?
Conseil: Économisez du temps et du stress grâce à un logiciel de gestion d’événements tout-en-un.
2. Créez le budget de votre événement
- Combien de revenus pensez-vous générer ?
- Quel sera l’investissement pour les participants ?
Essayez d’utiliser les chiffres des événements passés comme référence, de manière à pouvoir faire des suppositions éclairées.
3. Sélectionnez une date
- Où et quand l’événement a-t-il lieu ?
Examinez comment la date s’inscrit dans l’emploi du temps des participants.
4. Trouver un lieu de réunion
- Quel domaine correspond aux besoins de votre événement ?
- Combien de personnes pensez-vous accueillir lors de votre événement ?
- Le lieu dispose-t-il des infrastructures dont vous avez besoin ?
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Assurez-vous d’examiner la nécessité d’obtenir des permis, des licences et des assurances spéciales pour chacun des lieux potentiels.
5. Définissez votre événement
- S’agit-il d’une conférence ? Un événement sur place ? Un événement virtuel ? Un séminaire ? Une fête ?
- Créez le nom de votre événement
- Choisissez un thème
Passez en revue vos objectifs et votre public avant de définir le nom et le thème de votre événement.
6. Recherchez des orateurs potentiels
- Recherchez des orateurs qui apporteront une valeur ajoutée à votre événement
- Dressez la liste de vos idéaux, en fonction du thème de votre événement
- Les atteindre avec une proposition convaincante
7. Commencez votre recherche de parrainage
- Déterminez le type d’activations que vous souhaitez proposer
- Compiler une liste de sponsors potentiels
- Consolidez et envoyez votre proposition de parrainage
Six mois avant l’événement
Une fois que vous avez esquissé la structure générale à l’aide de votre liste de contrôle pour l’organisation d’événements, il est temps de créer un budget et de le tenir à jour avec les dernières estimations et devis. De cette façon, rien ne vous surprendra et vous aurez une idée plus précise de vos recettes escomptées.
8. Créer un budget pour l’événement
Obtenez une estimation des coûts de tous les éléments dont vous aurez besoin pour l’événement, afin de pouvoir déterminer le montant global de votre investissement – et si vous devez en réduire certains ! Voici une liste de certaines dépenses que vous pourriez devoir envisager:
- Coût du lieu
- Alimentation et boissons
- Équipement
- Frais de voyage du personnel
- Assurance
- Honoraires des conférenciers
9. Choisir un comité d’événement
- Désigner le(s) gestionnaire(s) de l’événement
- Mise en place des présidents des sous-commissions
- Attribuer des responsabilités pour le reste de l’équipe
10. Confirmer les orateurs, présentateurs et animateurs
- Sécuriser les haut-parleurs et le divertissement
- Captures d’écran et biographies de sources pour votre site web
- Veillez à rester en contact avant l’événement
11. Déterminez si vous avez besoin d’une solution de technologie événementielle
- Recherchez des solutions techniques à intégrer dans votre événement
- Planifier des démonstrations et demander des devis à des fournisseurs potentiels
- Faites une sélection et choisissez une solution qui correspond aux besoins de votre événement
Lire également: Les 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur fournisseur de solutions sur site
3 mois avant l’événement
Maintenant que vous avez compris les éléments fondamentaux de votre liste de contrôle pour la planification de l’événement, continuez à communiquer et à coordonner avec les partenaires, les intervenants et les sponsors de l’événement. C’est également le moment de commencer à faire de la publicité pour votre événement.
12. Organisez vos finances
- Choisissez votre fournisseur de billetterie et/ou d’enregistrement
- Finalisez les contributions de parrainage
- Fixez le prix de vos billets
13. Configurez votre site web et inscrivez-vous en ligne
- Créer le site web et ajouter tous les détails nécessaires
- Mettez en place le processus d’inscription en ligne à l’événement
- Vérifiez si votre site web et votre inscription en ligne fonctionnent correctement
14. Commencez à promouvoir votre événement
- Utilisez les outils de marketing numérique pour promouvoir votre événement
- Offrez des billets à tarif préférentiel ou utiliser d’autres tactiques de vente pour relancer la vente de billets
- Rédigez des articles de blog convaincants sur votre événement
15. Finalisez les détails de votre lieu de réunion
- Matériel audiovisuel sécurisé
- Examinez les besoins en matière de sécurité et planifier
- Déterminez la signalisation de l’événement et le plan de communication avec les participants
1 à 2 mois avant l’événement
Vous y arrivez ! À ce stade, vous passerez plus de temps à travailler et à finaliser tous les détails de votre liste de contrôle pour l’organisation de votre événement. N’oubliez pas de communiquer en permanence avec vos partenaires afin qu’ils n’oublient aucun des détails abordés au cours des premières étapes.
Voici quelques activités importantes à réaliser un à deux mois avant votre événement:
16. Envoyez des rappels à vos partenaires
- Courriels de suivi
- Approuver les participants
- Confirmation des inscriptions
17. Poursuivez l’exécution de votre plan de promotion
- Par le biais des médias sociaux
- Sur le blog de votre site web
- Par le marketing par courrier électronique
- Par le biais d’une publicité payante
Aussi, n’oubliez pas de…
- Finalisez votre programme et vos scénarios d’événements
- Confirmer les détails avec les représentants des médias
- Envoyez un courriel aux sponsors pour leur communiquer les dernières instructions et informations sur l’agenda
Conseil: La solution d’email marketing d’Azavista vous permet de cibler et de vous connecter avec les bons contacts, d’envoyer des rappels et de mener des campagnes d’emailing efficaces pour promouvoir votre événement.
1 semaine avant l’événement
Au cours de la semaine précédant votre événement, la majorité de la liste de contrôle pour la planification de l’événement doit être confirmée, de sorte que vous vous concentrerez principalement sur les touches de dernière minute. Voici ce que devrait contenir votre liste de choses à faire:
- Gérer la mise en place, l’exécution et le démontage du jour de l’événement
- Effectuer une dernière vérification de la procédure d’enregistrement, y compris des badges nominatifs et de la liste d’enregistrement
- Vérifiez si le Wi-Fi du lieu de réunion fonctionne correctement
- Attribuer les tâches du jour de l’événement aux employés et/ou aux bénévoles
1 jour avant l’événement
Vous y êtes presque ! Voici les derniers détails dont vous voudrez peut-être vous souvenir:
- Confirmer la présence des médias
- Veiller à ce que l’équipement audiovisuel soit installé et fonctionne correctement
- Vérifier que le tableau d’enregistrement et les badges nominatifs sont bien en place
Journée de l’événement
Le grand jour est arrivé! Tout le travail que vous avez accompli au cours de ces derniers mois va enfin prendre vie. Voici ce que vous devez garder à l’esprit dans votre liste de contrôle pour l’organisation d’événements:
18. Lorsque vous arrivez
- Arrivez tôt pour un contrôle du lieu de réunion
- Contact avec l’équipe de l’événement sur place
- Répondre aux questions ou problèmes des sponsors sur place
- Tester le matériel de sonorisation et procéder à un contrôle audiovisuel final
19. Tout au long de la journée
- Aider les sponsors, les orateurs et les autres équipes selon les besoins
- Accueillir les participants, les invités spéciaux et/ou les VIP
- Partager les mises à jour de l’événement sur les médias sociaux
20. Suivi après l’événement
Félicitations, vous l’avez fait ! L’événement est terminé et vous avez rempli la plupart de votre liste de contrôle pour la planification de l’événement… mais cela ne s’arrête pas là. Voici les derniers éléments à cocher après l’événement:
- Envoyer les enquêtes post-événement aux participants, au personnel et aux parties prenantes.
- Analysez ce qui a fonctionné et dressez la liste des améliorations qui peuvent être apportées
- Remerciez tous ceux qui ont aidé (conférenciers, bénévoles, équipe sur place)
- Finaliser le budget de votre événement (collecter et payer les factures)
- Produisez des rapports pour analyser et mesurer les données recueillies par votre technologie événementielle
Poursuivez le buzz de l’événement et les conversations sur vos canaux de médias sociaux
Vous êtes maintenant équipé du début à la fin avec cette liste de contrôle pour l’organisation d’événements!
Êtes-vous prêt à vous lancer dans votre prochain événement?
Azavista a beaucoup d’expérience dans l’organisation d’événements. Nous vous recommandons d’utiliser cette check-list comme guide, tout en ajoutant tous les besoins supplémentaires de votre événement à votre propre liste. La technologie événementielle est un excellent moyen de suivre avec précision vos objectifs de planification. Notre plateforme renouvelée 3.0 héberge tout ce qui est nécessaire aux planificateurs d’événements modernes qui travaillent avec des délais serrés et une approche basée sur les données.
