En tant que planificateurs d’événements, nous sommes souvent tellement occupés que nous pouvons négliger des éléments nuisibles à la réussite de nos événements. Je pense qu’il est toujours bon de se rappeler les erreurs (potentielles) du passé, pourquoi elles se sont produites et comment on les a surmontées. Pour cette raison, chez Azavista, nous essayons continuellement d’inspirer nos lecteurs à se développer dans la planification de leurs événements et à devenir aussi efficaces et efficients que possible. J’ai compilé une liste de 9 menaces à votre événement et comment vous pourriez les surmonter. En effet, certains n’ont pas de cervelle, mais vous seriez surpris de voir ce que vous pourriez négliger lorsque le stress s’accumule !

Ma devise ? Espérer le meilleur – Se préparer au pire.

Bonne planification! 🙂

BUDGET FLOU – Budget ? Quel budget ?

Aujourd’hui, les budgets des événements diminuent et les planificateurs d’événements doivent faire preuve de créativité et en faire plus, avec beaucoup moins. Ce serait formidable si nous étions tous capables de planifier et d’organiser un événement sans budget – les possibilités seraient infinies. C’est toujours le cas, bien sûr (la partie des possibilités infinies) si vous gardez le contrôle de vos finances. Veillez toujours à fixer un seuil pour votre événement afin de ne pas finir par payer pour vos erreurs après (littéralement).

Donc:

1-Fixez une limite budgétaire claire pour votre événement

2-Faites le suivi de vos dépenses au fur et à mesure

3-Soyez créatif et trouvez des idées uniques (ex. : décoration, etc.) qui sont aussi abordables..

MAUVAISE GESTION DU TEMPS – Tant de choses à faire, si peu de temps…

Il est essentiel que vous investissiez les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment. Nous avons tous un moment  » oh, je pourrais le faire en un rien de temps  » à un moment donné. Souvent, cependant, nous avons tendance à regretter la procrastination et à souhaiter que nous puissions remonter dans le temps pour commencer à planifier plus tôt.

Alors, comment pouvons-nous rester ai summum de notre stratégie d’ entreprise?

1- Fixer des objectifs à court et à long terme pour s’assurer que les choses sont faites quand elles doivent l’être.

2- Commencez par l’essentiel de l’information : le lieu de l’événement, la taille de l’événement et les événements qui se déroulent en même temps. Hope Guyer a aussi d’excellents conseils sur la planification d’événements 101, consultez-les !

LA LOI DE MURPHY- Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner

Le premier élément qui me vient à l’esprit ici est le changement de dernière minute qui, lorsqu’il se produit, cela peut sembler être la fin du monde (et de votre événement).

Alors, comment défier Murphy?

1-Effectuez une évaluation des risques de votre événement et identifiez où les changements sont les plus susceptibles de se produire ou les domaines où la réussite de l’événement pourrait être compromise.

2-En fonction de votre évaluation des risques, assurez-vous d’avoir un plan de secours et de couvrir toutes vos bases.

3-Respirez un bon coup. Nous ne pouvons pas prédire l’avenir, mais prévoir le pire et espérer le meilleur!

TROP PEU DE MEMBRES DANS L’ÉQUIPE – Pas assez de mains pour accomplir le travail

Toutes les organisations n’ont pas une équipe événementielle dédiée à la planification de leurs événements. Parfois c’est une armée d’une seule personne qui s’attaque à la conférence annuelle et d’autres fois c’est une équipe de dix personnes dévouées qui travaillent sur un salon. Mais surtout, il est important (et parfois nécessaire) de simplement demander de l’aide – vous seriez étonné de voir lequel de vos collègues serait intéressé à donner un coup de main !

Donc:

1- Demandez de l’aide quand vous en avez besoin

2- Avoir l’esprit d’équipe

3- Achetez du café et des muffins pour dire merci ! 🙂

ÉVÉNEMENT SANS OBJECTIF – Donc, juste une fête, en réalité.

Soyons honnêtes. Un événement sans but  » réel  » n’est qu’une fête. De plus, c’est une perte de temps et d’efforts.

Comment détermine-t-on le but d’un événement?

1- Pourquoi ces invités sont-ils invités à votre événement ?

2- Que devrait signifier votre événement pour eux ? Qu’est-ce que cela leur apportera ?

3- Ne complique pas trop les choses. Assurez-vous simplement que vos invités savent pourquoi ils assistent à votre événement et que leur présence est appréciée et appréciée.

FAUTES DE NÉGLIGENCE- certaines choses sont tout simplement évitables

Il arrive que des choses passent entre les mailles du filet et soient oubliées, pour qu’on s’en souvienne au final la toute dernière minute. Le secret pour atténuer les erreurs simples dans la planification de votre événement est d’avoir un plan solide.

DONC:

1- Créer un plan d’événement détaillé qui décrit ce qui doit être fait, quand et par qui (en détail).

2- Assurez-vous que vous et votre équipe comprennent tous le plan et sont prêts à le réaliser.

3- De simples erreurs peuvent se produire, nous ne sommes que des humains – alors reprenez-vous et continuez !

EXPÉRIENCE INSUFISANTE – Les organisateurs qui n’ont pas suffisamment d’expérience.

Les choses peuvent devenir incontrôlables assez rapidement sans un capitaine qui dirige le navire – ou, dans le cas de la planification d’un événement, qu’il dirige l’équipe de l’événement. Ne pas avoir les bonnes personnes au bon endroit est la recette d’un désastre. Un manager d’événement doit avoir une vue d’ensemble des charges de travail et des horaires de son équipe et coordonner les activités qui s’y déroulent. Une fois que votre manage comprend les capacités de chaque membre de l’équipe, il sera beaucoup plus facile d’accomplir la tâche de la façon la plus rapide et la plus efficace possible.

En tant que manager:

1- DIRIGEZ votre équipe – (presque) tout le monde peut gérer une équipe.

2- Le renforcement positif va très loin

En tant que membre d’équipe

1- Il n’y a pas de ‘je’ dans « équipe »

2- Travaillez en fonction de vos qualités – c’est la meilleure approche lorsqu’il n’y a pas assez de temps et de choses à faire.

TROP D’OUTILS – Des outils, des outils partout…

C’est toujours agréable d’avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, un outil de suivi de vos tâches événementielles, un outil d’emailing, un outil d’enregistrement, et bien sûr des applications mobiles pour vous permettre de rester organisé en déplacement.

Comment peut-on alors trier les outils inutiles de l’utile?

1- Si vous devez encore  » trouver  » un outil mais que vous êtes  » sûr qu’il vous aidera  » – ne perdez pas votre temps à choisir et tester des outils quand vous n’en avez pas le temps.

2- Moins, c’est plus. Un ou deux outils intégrés peuvent être très utiles – si vous planifiez souvent des événements, recherchez un logiciel en ligne qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins.

GESTION DES CHANGEMENTS – Ne pas suivre les changements de vos évènements.

Comme pour la plupart des choses, il est peu probable que vos prévisions d’événements ne changeront pas – le changement est inévitable. La plupart du temps, le fait de ne pas suivre les évolutions des événements est dû à un problème de budget ou de gestion des tâches.

Alors, comment pouvez-vous vous préparer et éviter cela?

1- Assurez-vous que votre budget est bien calculé et bien pensé

2- Établissez un calendrier réaliste et détaillé de l’événement et préplanifiez autant que possible.

3- Rassemblez des détails sur tout changement, par exemple : les raisons du changement, qui en est responsable, etc – de cette façon vous pourrez considérer ces idées pour votre prochain événement