9 menaces à votre événement (et comment les surmonter)

En tant qu’organisateurs d’événements, nous sommes souvent tellement occupés que nous pouvons oublier des éléments préjudiciables à la réussite de nos événements.

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En tant que planificateurs d’événements, nous sommes souvent si occupés que nous pouvons parfois négliger des éléments préjudiciables à la réussite de nos événements. Je pense qu’il est toujours bon de se rappeler les erreurs (potentielles) du passé, pourquoi elles sont survenues et comment on les a surmontées.

C’est pourquoi, chez Azavista, nous essayons d’inspirer continuellement nos lecteurs à se développer dans la planification de leurs événements et à devenir aussi efficaces que possible. J’ai dressé une liste de 9 menaces pour votre événement et comment vous pourriez les surmonter. En effet, certaines sont irréfléchies – mais vous seriez surpris de ce que vous pourriez négliger lorsque le stress s’accumule!

Ma devise ? Espérer le meilleur – prévoir le pire.

Bonne planification !

Budget incertain – Budget ? Quel budget ?

De nos jours, les budgets des événements diminuent et les organisateurs d’événements doivent faire preuve de créativité et faire plus, avec beaucoup moins. Ce serait formidable si nous pouvions tous planifier et organiser un événement sans budget – les possibilités seraient infinies.

Mais c’est toujours le cas, bien sûr, (la partie sur les possibilités infinies) si vous restez maître de vos finances. Veillez toujours à fixer un seuil pour votre événement afin de ne pas payer vos erreurs après (littéralement).

Voici donc ce que vous devez faire:

  1. Fixez un plafond budgétaire clair pour votre événement
  2. Suivez vos dépenses au fur et à mesure.
  3. Soyez créatif et trouvez des idées uniques (par exemple, en matière de décoration, etc.) tout en respectant votre budget.

Mauvaise gestion du temps – Tant de choses à faire, si peu de temps.

Vous devez investir les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment. Nous avons tous un jour ou l’autre un moment de « oh, je pourrais faire ça en un rien de temps ». Mais souvent, nous avons tendance à regretter d’avoir remis certaines choses à plus tard et à souhaiter pouvoir remonter le temps pour commencer à planifier plus tôt.

Alors, comment pouvons-nous rester au top de notre procedure de planification?

  1. Fixez des objectifs à court et à long terme pour vous assurer que les choses sont faites au moment voulu.
  2. Commencez par les informations essentielles : lieu de l’événement, taille de l’événement et quels sont les événements qui se déroulent en même temps.

La loi de Murphy – Tout ce qui peut mal tourner, tournera mal.

Le premier élément qui me vient à l’esprit ici, ce sont les changements de dernière minute qui, lorsqu’ils se produisent, semblent être la fin du monde (et de votre événement).

Alors, comment contester Murphy?

  1. Procédez à une évaluation des risques de votre événement et identifiez les endroits où des changements sont le plus susceptibles de se produire ou les domaines où le succès de l’événement pourrait être compromis.
  2. Sur la base de votre évaluation des risques, assurez-vous d’avoir un plan de secours et de couvrir toutes vos bases.
  3. Respirez un bon coup. Nous ne pouvons pas prédire l’avenir – mais prévoyez le pire et espérez le meilleur !

Trop peu de membres de l’équipe – Pas assez de mains pour faire le travail.

Toutes les organisations ne disposent pas d’une équipe dédiée à la planification de leurs événements. Parfois, il s’agit d’une armée composée d’une seule personne qui s’occupe de la conférence annuelle et parfois d’une équipe de dix âmes dévouées qui travaillent à la préparation d’une exposition.

Mais par-dessus tout, il est important (et parfois nécessaire) de tendre la main et de demander de l’aide – vous seriez étonné de savoir lequel de vos collègues serait heureux de vous donner un coup de main!

Alors:

  1. Demandez de l’aide quand vous en avez besoin
  2. Faire preuve d’esprit d’équipe
  3. Achetez du café et des muffins pour dire merci !

Événement sans but – Donc juste une fête, vraiment.

Soyons honnêtes… Un événement sans but « réel » n’est qu’une fête. De plus, c’est une perte de temps et d’efforts.

Comment déterminer le but d’un événement?

  1. Pourquoi ces invités particuliers sont-ils invités à votre événement ?
  2. Que doit signifier votre événement pour eux ? Qu’est-ce qu’il leur apportera ?
  3. Ne compliquez pas trop les choses. Assurez-vous simplement que vos invités savent pourquoi ils assistent à votre événement et que leur présence est appréciée et valorisée.

Erreurs d’inattention – Certaines choses sont tout simplement évitables.

Il arrive que des choses passent à travers les mailles du filet et soient oubliées, pour être rappelées à la toute dernière minute. Le secret pour atténuer de simples erreurs dans la planification de votre événement est toute simple, ayez un plan solide.

DONC:

  1. Créez un plan d’événement approfondi qui décrit ce qui doit être fait, quand et par qui (en détail)
  2. Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez la totalité du plan et êtes prêts à vous y engager.
  3. De simples erreurs peuvent se produire, nous ne sommes que des êtres humains – alors détendez-vous et continuez!

Pas assez d’XP – Des planificateurs sans expérience suffisante.

Les choses peuvent dégénérer assez rapidement sans qu’un capitaine ne dirige le navire – ou, dans le cas de la planification d’un événement, sans qu’il ne dirige l’équipe chargée de l’événement. Ne pas avoir les bonnes personnes au bon endroit, c’est courir à la catastrophe.

Un chef d’équipe (ou un gestionnaire, selon le cas) doit avoir une vue d’ensemble des charges de travail et des horaires de son équipe et coordonner les activités qui s’y déroulent. Une fois que votre responsable d’équipe (chef) comprendra les capacités de chaque membre de l’équipe, il sera beaucoup plus facile d’accomplir la tâche de la manière la plus efficace possible.

En tant que chef d’équipe:

  1. Dirigez votre équipe – (presque) tout le monde peut gérer
  2. Le renforcement positif va loin.

As a team member:

  1. Il n’y a pas de « Je » dans l’équipe
  2. Travaillez sur vos points forts – c’est la meilleure approche quand il n’y a pas assez de temps et beaucoup à faire.

Trop d’outils – Des outils, des outils partout!

Il est toujours agréable d’avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, pour suivre les tâches liées à votre événement, pour l’envoi de courriels, pour les inscriptions et, bien sûr, quelques applications mobiles pour vous permettre de rester organisé en déplacement.

Comment faire ensuite le tri entre l’utile et l’inutile?

  1. Si vous devez encore « trouver » un outil mais que vous êtes « sûr qu’il vous aidera », ne perdez pas votre temps à choisir et à tester des outils quand vous n’en avez pas le temps
  2. Moins, c’est plus. Un ou deux outils intégrés peuvent être très utiles. Si vous vous retrouvez souvent à planifier des événements, recherchez un logiciel en ligne qui peut être personnalisé pour répondre à vos besoins

Gestion des changements – Ne pas suivre les changements de vos événements.

Comme pour la plupart des choses, il est peu probable que vos plans d’événements restent constants – le changement est inévitable. Cependant, la plupart du temps, l’absence de suivi des changements est due à un problème de budget ou de gestion des tâches.

Alors, comment pouvez-vous vous préparer et éviter cela?

  1. Assurez-vous que votre budget est hermétique et bien réfléchi
  2. Fixer un calendrier et un pré-programme de l’événement aussi réaliste et détaillé que possible
  3. Rassemblez des détails sur tout changement, par exemple : les raisons du changement, qui en est responsable, etc. – de cette façon, vous pouvez prendre en considération ces informations pour votre prochain événement.

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