Bien que de nombreuses entreprises se soient orientées vers le travail à distance au fil des ans, elles ne l’ont pas toutes pleinement mis en œuvre, jusqu’à présent. Avec tous les changements que nous avons connus ces derniers mois, les entreprises ont dû accélérer le travail à distance à un rythme sans précédent, ce qui les a obligées à s’adapter à de nouvelles circonstances ainsi qu’à repenser leur stratégie et leur culture organisationnelles. Parmi ces aspects, de nombreuses préoccupations ont été soulevées autour du thème de l’engagement des employés pour les équipes distribuées.
Même dans des circonstances normales, maintenir l’engagement des employés est à la fois un défi et une priorité pour toute entreprise. Vous pouvez donc imaginer à quel point la situation est devenue complexe maintenant que la plupart des entreprises font travailler leurs employés en équipes distribuées, sans être correctement préparées à cette transition ou sans avoir le temps de s’acclimater à ce nouvel environnement. C’est pourquoi, dans l’environnement trépidant d’aujourd’hui, il est important que les entreprises fassent tout ce qui est en leur pouvoir pour créer un espace de travail attrayant qui alimente une culture positive pour les employés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
Chez Azavista, nous avons eu la chance d’avoir une équipe entièrement répartie depuis plus de deux ans maintenant, ce changement soudain ne représentait donc pas un territoire inexploré. En fait, comme nous le faisons depuis un certain temps, nous avons pu constater directement à quel point l’engagement positif des employés peut améliorer la productivité et la performance de l’entreprise. S’il existe une bonne culture d’entreprise, votre équipe se sentira plus intégrée et plus engagée, ce qui contribue à accroître la productivité globale.
Cela dit, il est très important de préciser que l’engagement des employés va au-delà de la participation aux réunions, de la réactivité des courriels ou de l’interaction entre les employés. Alors, comment pouvez-vous améliorer cela ? Pour vous aider, nous avons dressé une liste de cinq moyens (qui fonctionnent réellement) pour accroître l’engagement des employés. Grâce à ce guide, vous pourrez en apprendre davantage :
- Les canaux de communication et l’importance des bavardages non liés au travail
- Comment augmenter structurellement vos moments de retour d’information
- Comment former et développer votre équipe sans l’ennuyer
- Comment utiliser la gamification pour renforcer l’engagement
- Idées de teambuilding pour les équipes distribuées
Avant d’aller plus loin, nous pensons qu’il est important d’expliquer d’abord pourquoi nous utilisons le terme « distribué » au lieu de « distant ».
Pourquoi une équipe distribuée?
Une équipe distribuée est celle qui est répartie dans différentes villes et différents fuseaux horaires à travers le monde. Ainsi, si vous travaillez pour une entreprise où la plupart des personnes avec lesquelles vous interagissez ne sont pas proches les unes des autres, vous faites partie d’une équipe distribuée. D’autre part, le terme « à distance » est utilisé pour décrire les équipes dont la majorité des employés se trouvent dans le même pays/bureau, et une certaine minorité comme équipe à distance, ailleurs. Disons que vous travaillez à distance pour une entreprise mais que le reste de votre équipe se rend toujours au même bureau et vit dans le même pays – cela signifie que vous ne faites pas partie d’une équipe distribuée.
Outre la différence entre ces deux termes, nous voulons également souligner que la connotation de « à distance » signifie généralement « distant », ou qu’elle a très peu de rapport avec quelque chose.
Être une organisation distribuée signifie quelque chose de tout à fait opposé, car nous avons le même type de base, d’accès et d’approche de l’information, ce qui lui donne un aspect plus communautaire – située partout dans le monde, mais pas de manière éloignée.
Chez Azavista, nous veillons à le communiquer aux employés, et même aux candidats lors du processus de recrutement, pour qu’il soit très clair que la direction les considère comme des pièces du puzzle de valeur égale. Ceci, à son tour, affecte le sentiment d’appartenance et de loyauté des employés envers l’entreprise.
5 façons d’engager vos employés avec des options respectueuses du budget
Communiquer régulièrement regularly
Nous ne pouvons pas commencer à souligner l’importance d’une bonne communication avec votre équipe répartie. C’est un facteur essentiel sur lequel vous devez vous concentrer si vous voulez maintenir l’engagement de vos employés, et cela implique plus que de simples discussions. Lorsque vous communiquez avec votre équipe, vous devez lui donner le sentiment qu’elle fait partie intégrante de votre entreprise et que son travail compte. C’est pourquoi il est essentiel de créer un environnement qui favorise une communication ouverte et honnête entre chacun des membres, afin de réduire les risques de suppositions.
Gardez à l’esprit que vos employés peuvent parfois se sentir déconnectés et aliénés en n’étant pas physiquement présents dans un bureau, alors assurez-vous de les rencontrer régulièrement. Vous pouvez les encourager à participer à des appels vidéo afin que la communication soit plus naturelle et plus immédiate. Il existe de nombreux outils sur le marché qui vous facilitent la tâche ! Essayez différentes options avec votre équipe jusqu’à ce que vous trouviez celle qui vous convient le mieux. Cet outil devrait faciliter l’échange de messages entre les employés afin qu’ils puissent partager des idées, envoyer du matériel, passer des appels rapides, entre autres.
N’oubliez pas non plus que toutes les communications avec votre équipe ne doivent pas nécessairement être axées sur le travail. À Azavista, nous facilitons la communication par des canaux informels (en plus de nos canaux opérationnels quotidiens) à travers Slack. Cela permet à notre équipe d’interagir sans la pression d’avoir à maintenir une communication plus formelle. Pour ce faire, nous avons créé un canal à Slack appelé #watercooler, où chacun est invité à partager des photos ou sa vie, des histoires intéressantes et/ou drôles, entre autres.
- Fournir des lignes directrices pour la participation à des réunions virtuelles et le choix du canal de communication approprié dans différentes circonstances (par exemple, quand envoyer un courrier électronique et quand envoyer un message de discussion) dans un article du manuel interne
- Faire tourner les horaires des réunions d’équipe et de l’entreprise pour tenir compte des différences de fuseaux horaires
- Encourager les contacts informels
Fournir un retour d’information plus fréquent
Vous pouvez réellement vous connecter avec votre équipe distribuée en fournissant un retour d’information continu. Ce faisant, vous encouragez non seulement la collaboration et la communication, mais vous avez également l’occasion d’apprendre les uns des autres. Votre employé appréciera que vous preniez le temps d’écouter ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, de connaître ses difficultés et de travailler ensemble sur une feuille de suivi pour l’avenir. De plus, lors de votre session de feedback, vous devriez prendre le temps de célébrer les succès individuels et collectifs. C’est un aspect très important que vous devez inclure dans vos discussions si vous voulez que votre équipe participe à son match A.
Si vous remarquez que quelqu’un n’a pas montré ses meilleurs résultats récemment et que cela a diminué sa productivité, vous pouvez programmer un entretien de retour d’information. Vous pourrez non seulement examiner les raisons qui ont provoqué cette situation, mais aussi trouver des moyens d’aider et de remettre votre équipier sur la bonne voie. N’oubliez pas que vous n’êtes pas physiquement au même endroit que votre équipe, il est donc plus difficile de remarquer si quelque chose ne va pas. N’attendez pas la dernière minute pour avoir cet entretien, fournissez plus fréquemment des informations en retour.
Chez Azavista, nous organisons toutes les deux semaines un entretien individuel où nous faisons le point sur nos objectifs et nos principaux résultats avec notre responsable, nous faisons également le point sur nos progrès et nous parlons des obstacles (le cas échéant), parmi d’autres choses. Nous recevons également un retour d’information sur notre travail et planifions les prochaines étapes. Pour ce type d’appels, vous pouvez utiliser des outils comme Google Hangouts, qui est gratuit et fonctionne bien si vous voulez partager votre écran pour montrer ce sur quoi vous avez travaillé.
- Intégrez les séances de feedback individuelles dans votre routine – par exemple, toutes les deux semaines, tous les mois…
- Prenez le temps de reconnaître et de célébrer les succès
- Clarifiez les objectifs même si vous pensez que tout est déjà clair
Offrir des possibilités de formation et de développement
Veillez à offrir des possibilités d’apprentissage qui peuvent enrichir les connaissances de votre équipe. Dans un environnement distant, profitez des sessions de formation enregistrées pour faciliter l’intégration de vos nouveaux employés. Ils se sentiront ainsi moins aliénés et mieux équipés pour accomplir leurs tâches quotidiennes. De plus, vous pouvez également utiliser ce type de matériel pour aider tout membre de l’équipe à comprendre des informations importantes sur l’entreprise, telles que les politiques et les procédures.
Les possibilités de développement sont également un autre facteur important qui permet non seulement d’attirer et de retenir les talents, mais aussi de les garder engagés. Dans cette optique, vous devriez disposer de certaines possibilités d’évolution de carrière. Heureusement, de nombreuses options sont disponibles en ligne ! Avant de décider des possibilités de formation et de développement que vous offrirez à vos employés, demandez-leur d’abord quels sont leurs besoins et leurs souhaits. Vous aurez ainsi une meilleure idée des lacunes en matière de connaissances et de compétences sur lesquelles vous devrez vous concentrer et de ce qui les rendra heureux.
Bien qu’il existe de nombreuses plateformes sur le marché pour améliorer l’apprentissage et le développement des employés, vous pouvez également commencer à petite échelle et travailler sur le partage des connaissances au sein de votre entreprise. Par exemple, si vous remarquez que votre équipe a du mal à estimer les délais et à fournir des résultats, donnez la possibilité à un employé ayant une expérience de la gestion de projet de partager quelques conseils et astuces avec les autres dans le cadre d’un atelier. Utilisez les options de partage d’écran pour présenter les idées dans votre atelier et interagir pendant l’appel. En outre, il existe des options interactives que vous pouvez utiliser pour rendre votre dynamique virtuelle plus intéressante. Nous utilisons notre Engagement App pour intégrer des éléments interactifs dans nos réunions d’équipe, ce qui les rend plus agréables et dynamiques. Grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, les sessions de questions-réponses et les sondages en temps réel, notre équipe dispose d’une des meilleures expériences immersives en ligne du marché!
- Créer des vidéos de formation sur les outils essentiels que vos nouveaux employés vont utiliser
- Réutilisez-les pour l’embarquement
- Utiliser le contenu gratuit déjà disponible en ligne – cours, vidéos et articles
- Partagez vos connaissances en interne
- Laissez les membres de votre équipe devenir des enseignants
Utiliser des tactiques de gambade
Les jeux ont été un sujet tout à fait pertinent pour de nombreuses entreprises de nos jours dans leurs communications externes et internes. En effet, l’utilisation de techniques de jeu au sein d’une entreprise peut contribuer à accroître la productivité et l’engagement des employés. Pour appliquer efficacement ces éléments, vous devez d’abord comprendre ce qui motive vos employés, afin de pouvoir créer les bons systèmes d’incitation et de récompense qui les enthousiasment.
En utilisant des commentaires positifs, tels que les points, les badges, les récompenses, la progression, vous pouvez renforcer la motivation de votre équipe et augmenter son engagement, surtout s’ils sont distribués. Voici quelques idées de ludification amusantes : créer des compétitions entre les équipes, lancer des dynamiques de jeu que l’équipe après les heures de travail, associer au hasard des collègues pour des conversations virtuelles dans un café, entre autres.
Chez Azavista, nous avons mis en place des « Donut Chats » depuis un certain temps déjà. Cette dynamique consiste à sélectionner au hasard deux collègues pour une pause-café virtuelle en tête-à-tête. Les personnes sélectionnées pour un appel doivent coordonner entre elles l’heure et la date. Nous utilisons le Donut Slack Bot pour nous jumeler, mais si vous n’utilisez pas Slack ou une plateforme similaire qui le permet, vous pouvez également suivre vos jumelages dans une simple feuille de calcul. Au cours de cette activité, nous avons l’occasion d’interagir avec un autre membre de l’équipe pendant 30 minutes. Nos « donuts chats » ne sont pas destinés à parler de sujets liés au travail, nous profitons de cette occasion pour faire connaissance et établir une meilleure relation, en particulier avec les membres de l’équipe avec lesquels nous n’avons généralement pas beaucoup d’occasions d’interagir.
- Trouvez des comportements que vous souhaitez encourager (par exemple, amplifier la communication interne)
- Communiquez clairement l’objectif de vos activités de jeu
- Écouter les commentaires des employés et les adapter si nécessaire
Participer à des activités de renforcement de l’esprit d’équipe
Les activités de consolidation d’équipe virtuelle sont incroyablement importantes car, grâce à la distribution, vous n’avez pas beaucoup d’interactions informelles involontaires, ce qui peut ajouter au sentiment de solitude des employés travaillant en dehors d’un bureau. Réduisez la distance en permettant à votre équipe de participer à ces activités et en l’encourageant à le faire, afin que chacun puisse en apprendre davantage sur les autres et nouer des liens plus solides au sein de l’entreprise.
Pour mettre en œuvre avec succès des activités de consolidation d’équipe virtuelle, il faut réfléchir soigneusement aux jeux et aux exercices qui peuvent apporter une interaction plus humaine au travail virtuel. Selon le type d’activité que vous choisissez, vous devez vous assurer qu’elle sera amusante pour votre équipe, la mettre au défi de coopérer et la mettre en compétition ! Voici quelques activités que vous pouvez utiliser pour rapprocher votre équipe virtuelle : jeu de devinettes, partage d’images, liste de choses à faire avant de mourir, deux vérités et un mensonge, club de lecture virtuel, entre autres.
Nous faisons ce type d’activités de consolidation d’équipe après notre réunion de travail, pour nous assurer que tous les membres de l’équipe s’impliquent. En mettant en place une dynamique ludique après une longue réunion, nous essayons de faire en sorte que l’équipe se détende et apprécie l’activité. Dans l’ensemble, les jeux et les exercices que nous avons réalisés ont été bien accueillis et sont bien acceptés par l’équipe, et certains ont même suscité des séances de brainstorming intenses, utiles pour notre entreprise. Aidez votre équipe à créer des liens et à s’entraîner à surmonter les défis ensemble de manière amusante, et vous pourriez être surpris de voir à quel point ces expériences se traduiront et profiteront à votre entreprise !
- Utilisez un outil de partage d’écran et collaborez visuellement avec les membres de votre équipe
- Évaluez d’abord les besoins de votre équipe, puis créez une activité ciblée pour répondre à ces besoins
- Utilisez les réunions d’entreprise pour renforcer le lien entre vos employés
