En raison de l’évolution rapide de la technologie et du nombre croissant de fournisseurs sur le marché, vous pouvez vous retrouver avec trop d’options – certaines d’entre elles peuvent offrir le service qui répondra à vos besoins, d’autres non. Ces facteurs pourraient rendre la recherche un peu plus compliquée. Heureusement, il existe un moyen de rationaliser l’ensemble du processus!
En tant que solution de gestion d’événements, nous connaissons tous les aspects critiques à prendre en compte lors du choix de votre fournisseur sur site. Nous avons donc créé une liste de nos 5 meilleurs conseils pour choisir le meilleur fournisseur sur site:
1. Déterminez vos besoins et objectifs
La première chose à faire en tant qu’organisateur d’événement est de faire un brainstorming et de définir les exigences spécifiques que le prestataire doit respecter pour l’événement. Mais avant cela, vous devriez vous poser les questions suivantes: Quels sont mes besoins et objectifs actuels? Qu’est-ce que j’attends de mon fournisseur de solution sur site? Une fois que vous avez une réponse, vous verrez que la liste de vos besoins sera beaucoup plus facile.
En outre, nous vous recommandons vivement de préparer vos exigences avant d’examiner les propositions. Pourquoi donc? Eh bien, en planifiant à l’avance une liste complète de conditions pour les fournisseurs, il sera plus simple de juger chacune d’elles en évaluant si elles sont remplies.
La première chose à faire en tant qu’organisateur d’événement est de faire un brainstorming et de définir les exigences spécifiques que le prestataire doit respecter pour l’événement. Mais avant cela, vous devriez vous poser les questions suivantes: Quels sont mes besoins et objectifs actuels? Qu’est-ce que j’attends de mon fournisseur de solution sur site? Une fois que vous avez une réponse, vous verrez que la liste de vos besoins sera beaucoup plus facile.
Notre perspicacité:
Il est toujours bon d’écouter les conseils de professionnels lorsqu’ils prennent une décision importante. Lors de l’examen des propositions, demandez des recommandations en cours de route afin de pouvoir les combiner avec votre propre expertise et votre liste d’exigences. C’est également un bon indicateur pour vous permettre de voir à quel point les prestataires sont expérimentés et compétents.
2. Comparez vos meilleures solutions
Après avoir établi une liste claire de vos besoins et de vos objectifs, vous devez effectuer des recherches pour filtrer les solutions sur site qui répondent à vos exigences, jusqu’à ce que vous trouviez la solution idéale. Bien sûr, nous savons que rechercher des tonnes de fournisseurs peut être une tâche ardue (et cela prend beaucoup de temps), en particulier si vous êtes un organisateur d’événement. Le meilleur moyen de limiter vos options consiste donc à consulter des pages telles que Capterra, des blogs consacrés au secteur de l’événementiel et d’autres sites liés aux événements pour vous aider à trouver la solution qui vous convient.
Lorsque vous limitez vos options, prenez en compte des aspects tels que la réputation, les années d’expérience, le nombre de clients, le type de solutions fournies, entre autres.
De plus, disposer d’une liste de contrôle avec vos conditions permet d’accélérer le processus car vous pouvez immédiatement supprimer une entreprise de vos options s’il manque une exigence. Un autre bon moyen de les filtrer consiste à classer par ordre d’importance les nécessités que vous recherchez dans le logiciel, car l’une des fonctionnalités peut être une option intéressante, mais non indispensable. Une fois que vous avez sélectionné vos sites préférés, vous pouvez les comparer pour voir s’il existe une solution offrant une solution différente.
Notre perspicacité:
Voici un aperçu de ce que vous pouvez généralement attendre d’un fournisseur de services «Solution sur site»:
- Enregistrement
- Impression de badge
- Suivi des participants
- Capture de plomb
- Rapports et analyses
- Application d’événement mobile
Parmi les services standard proposés, vous devez rechercher un fournisseur doté d’un facteur de différenciation qui conviendrait mieux à votre événement.
Par exemple, un des facteurs qui nous sépare des autres sociétés est qu’Azavista s’emploie à devenir le fournisseur le plus écologique en intégrant des matériaux biodégradables à des produits tels que des badges, des porte-badges et des cordons pour qu’ils puissent être réutilisés et recyclés. Si vous souhaitez réduire l’impact plastique des événements, cette solution est peut-être celle qui vous convient le mieux. C’est juste une question de recherche de la solution adaptée à vos besoins et à vos objectifs.
3. Demander plusieurs devis
C’est très important: ne recevez pas un devis d’un seul fournisseur! Même si vous êtes certain de conclure l’accord avec une entreprise spécifique, il est préférable d’obtenir plusieurs devis. De plus, ces citations serviront de référence pour comparer les fournisseurs à l’avenir. En outre, en regardant plusieurs fournisseurs, vous obtenez une idée des prix standard de l’industrie.
Notre perspicacité:
Chez Azavista, nous proposons des devis sur mesure pour chacun de nos clients potentiels, car nous comprenons que leurs exigences et leurs objectifs sont uniques. L’offre doit donc aller dans ce sens.
4. Allez avec votre instinct
À la fin de la journée, vous travaillerez avec le fournisseur sélectionné avant, pendant et après votre événement. Prenez donc votre temps pour évaluer toutes vos options.
Si vous ne vous sentez pas en confiance avec vos choix, demandez plus d’informations ou revenez à la liste que vous avez créée et demandez des devis différents aux fournisseurs. Lorsque vous trouverez le meilleur choix, vous le saurez une fois, car vous vous sentirez bien.
Notre perspicacité:
Une fois que vous avez choisi le fournisseur, ne précipitez pas le processus de clôture de l’affaire, vous risqueriez de manquer des informations importantes car vous n’avez pas revérifié ces informations. D’après notre expérience, nous savons que ce type de marché prend du temps. Nous essayons donc de tenir tous les appels et / ou réunions nécessaires avec nos clients potentiels jusqu’à ce que nous trouvions le meilleur contrat.
5. Préparez-vous pour le succès
Maintenant que vous avez signé le contrat avec votre fournisseur de solutions sur site, il est temps de vous assurer que votre expérience sur site se déroule de manière transparente en offrant une expérience exceptionnelle aux participants pendant l’événement. Avant l’événement, vous devez connaître tous les détails de l’équipe sur site qui vous assistera pendant l’événement. Des services tels que l’enregistrement, la création de badges, la récupération des leads, etc. doivent être expliqués et organisés avec le temps.
Notre perspicacité:
À Azavista, nous mettons à votre disposition une équipe de conférence pour assister votre personnel sur place pendant l’événement. De plus, plusieurs jours avant, nous équipons votre équipe de sessions de formation appropriées. De plus, nous vous aidons à expédier, améliorer, configurer et tester votre technologie sur site pour l’événement.
Avez-vous d’autres moyens de choisir votre fournisseur sur site? Nous aimerions en entendre parler dans la section commentaires!
