En tant que planificateurs d’événements, nous sommes souvent si occupés que nous pouvons oublier des éléments préjudiciables au succès de nos événements. Je pense qu’il est toujours bon de se rappeler les erreurs (potentielles) du passé, pourquoi elles se sont produites et comment vous les avez surmontées.
Pour cette raison, chez Azavista, nous essayons d’inspirer continuellement nos lecteurs pour qu’ils développent leur planification d’événements et deviennent aussi efficaces que possible. J’ai compilé une liste de 9 menaces pour votre événement et la manière dont vous pourriez les surmonter. En effet, certains sont une évidence – mais vous seriez surpris de ce que vous pourriez oublier lorsque le stress s’accumule!
Ma devise? Espérer le meilleur – prévoir le pire.
Bonne planification! 🙂
BUDGET UNCLEAR – Budget? Quel budget?
Les budgets des événements sont aujourd’hui réduits et les planificateurs d’événements doivent faire preuve de créativité et faire plus, avec beaucoup moins. Ce serait formidable si nous pouvions tous planifier et organiser un événement sans budget – les possibilités seraient infinies.
Bien que ce soit toujours le cas (bien entendu, les possibilités infinies), vous devez maîtriser vos finances. Veillez toujours à définir un seuil pour votre événement afin que vous ne finissiez pas par payer vos erreurs après (littéralement).
Alors, voici ce que vous devez faire:
- Fixez une limite budgétaire claire pour votre événement
- Suivez vos dépenses au fur et à mesure.
- Faites preuve de créativité et proposez des idées uniques (par exemple, un décor, etc.) qui sont également abordables.
MAUVAISE GESTION DU TEMPS – Il y a tant à faire, si peu de temps.
Vous devez investir les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment. Nous avons tous un moment « oh, j’aurais pu le faire en un rien de temps ». Cependant, nous avons souvent tendance à regretter la procrastination et à souhaiter pouvoir revenir en arrière pour commencer à planifier plus tôt.
Alors, comment pouvons-nous rester au top de notre jeu de planification?
- Fixez des objectifs à court et à long terme pour vous assurer que tout est fait quand il le faut.
- Commencez par les informations essentielles: lieu de l’événement, taille de l’événement et événements simultanés.
LA LOI DE MURPHY – Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner
Le premier élément auquel on pense ici est celui des changements de dernière minute qui, lorsqu’ils se produisent, semblent être la fin du monde (et de votre événement).
Alors, comment pouvons-nous défier Murphy?
- Effectuez une évaluation des risques de votre événement et identifiez les endroits où des changements sont le plus susceptibles de se produire ou les domaines où le succès de l’événement peut être compromis.
- Sur la base de votre évaluation des risques, assurez-vous d’avoir un plan de secours et de couvrir toutes vos bases.
- Respirez. Nous ne pouvons pas prédire l’avenir – mais planifiez le pire et espérons le meilleur!
TROP PEU DE MEMBRES DE L’ÉQUIPE – Pas assez de mains pour faire le travail
Toutes les organisations ne disposent pas d’une équipe événementielle dédiée à la planification de leurs événements. Parfois, une armée composée d’une seule personne s’attaque à la conférence annuelle et d’autres fois, c’est une équipe de dix âmes dévouées travaillant pour une exposition.
Mais avant tout, il est important (et parfois nécessaire) de simplement demander de l’aide – vous seriez surpris de savoir lequel de vos collègues serait intéressé à donner un coup de main!
Alors:
- Demandez de l’aide lorsque vous en avez besoin
- Être un joueur d’équipe
- Achetez du café et des muffins pour vous remercier!
ÉVÉNEMENT SANS FIN – Alors, juste une fête, vraiment.
Soyons honnêtes … Un événement sans but « réel » n’est qu’une fête. C’est également une perte de temps et d’effort.
Comment déterminer le but d’un événement?
- Pourquoi ces invités sont-ils invités à votre événement?
- Que devrait signifier votre événement pour eux? Que va-t-il leur apporter?
- Ne pas trop compliquer les choses. Assurez-vous simplement que vos invités sachent pourquoi ils assistent à votre événement et que leur présence est valorisée et appréciée.
CARELESS ERREURS – Certaines choses sont simplement évitables
Les choses glissent parfois à travers les mailles du filet et sont oubliées. On ne s’en souvient qu’à la toute dernière minute. Le secret pour atténuer les erreurs simples dans la planification de votre événement est trop bien: ayez un plan solide.
ALORS:
- Créez un plan détaillé des événements décrivant ce qui doit être fait, quand et par qui (en détail)
- Assurez-vous que vous et votre équipe comprenez tous le plan et êtes prêt à vous y engager.
- De simples erreurs peuvent arriver, nous ne sommes que des humains – alors dépoussiérez-vous et continuez!
PAS ASSEZ XP – Planificateurs avec une expérience insuffisante
Les choses peuvent devenir incontrôlables assez rapidement sans qu’un capitaine dirige le navire – ou, dans le cas de la planification de l’événement, ne dirige l’équipe. Ne pas avoir les bonnes personnes au bon endroit est une recette pour un désastre.
Un responsable d’équipe d’événement (ou un responsable, selon les besoins) doit avoir une vue d’ensemble des charges de travail et des horaires de son équipe et en coordonner les activités. Une fois que votre responsable d’équipe (responsable) aura compris les capacités de chaque membre de l’équipe, il sera beaucoup plus facile d’accomplir la tâche de la manière la plus efficace et efficiente possible.
En tant que chef d’équipe:
- Dirigez votre équipe – (presque) tout le monde peut gérer
- Le renforcement positif va un long chemin
En tant que membre de l’équipe:
- Il n’y a pas de ‘je’ dans l’équipe
- Utilisez vos atouts – c’est la meilleure approche quand il n’y a pas assez de temps et qu’il reste beaucoup à faire.
TROP D’OUTILS – Outils, outils partout ..
C’est toujours bien d’avoir un outil pour tout. Un outil pour gérer votre budget, un outil pour suivre vos tâches d’événement, un outil pour envoyer des courriers électroniques, un outil pour les inscriptions et bien sûr des applications mobiles pour vous garder organisé en déplacement.
Comment peut-on alors trier l’utile parmi les outils inutiles?
- Si vous devez toujours « trouver » un outil mais que vous êtes « sûr que cela vous aidera », ne perdez pas votre temps à choisir et à tester des outils lorsque vous n’avez pas le temps.
- Moins c’est plus. Un ou deux outils intégrés peuvent aller très loin – si vous vous retrouvez souvent en train de planifier des événements, recherchez des logiciels en ligne pouvant être personnalisés pour répondre à vos besoins.
GESTION DU CHANGEMENT – Ne pas suivre vos modifications d’événement
Comme dans la plupart des cas, il est peu probable que vos projets d’événement restent constants – les changements sont inévitables. Bien souvent, le fait de ne pas suivre les changements d’événement résulte d’un problème de budget ou de gestion des tâches.
Alors, comment pouvez-vous préparer et éviter cela?
- Assurez-vous que votre budget est étanche et bien pensé
- Établissez un calendrier de l’événement réaliste et détaillé et pré-planifiez autant que possible
- Rassemblez des détails sur tous les changements, par exemple: les raisons du changement, qui est le responsable, etc. – de cette façon, vous pourrez considérer ces informations pour votre prochain événement
