Alors que la demande de personnel événementiel augmente, la nécessité de trouver et d’organiser ces employés de manière optimale devient cruciale. Les gens ont besoin de personnel événementiel pour tout, comme les conventions d’entreprise, les collectes de fonds, les conférences ou les événements internes. L’organisation d’événements n’est pas une affaire de cœur, mais pour vous faciliter la tâche, nous avons rassemblé les meilleurs conseils pour que vous puissiez organiser votre personnel événementiel de la manière la plus efficace possible.
6 conseils à prendre en compte pour l’organisation de votre personnel événementiel
Assurez-vous que chacun sait où il doit être et à quelle heure. Tenez compte des personnes qui sont en retard ou qui ne se présentent pas le jour même et assurez-vous de dire au personnel où elles doivent se trouver exactement dans le bâtiment.
Prétendez que ces horaires sont destinés aux enfants de l’école élémentaire, et dépassez les consignes pour qu’il n’y ait pas de malentendu. Les événements sont généralement chaotiques, aussi le fait éliminer toute possibilité de malentendu sur l’horaire permettra un déroulement plus harmonieux de la journée.
Renseignez-vous sur les lois du travail propres à chaque État. Comme les événements sont généralement de très longues journées de travail, certains événements nécessiteront que vous payiez des heures supplémentaires ou que vous obteniez des signatures et des autorisations spéciales pour les personnes de moins de 18 ans.
Communiquer en permanence
Créez un fil de discussion de groupe, un chat ou un courriel auquel tout le monde a accès. Envisagez d’en mettre en place plusieurs en raison du risque d’échec, par exemple en ce qui concerne la délivrabilité du courrier électronique. Créez également une arborescence téléphonique au cas où des annonces importantes devraient être faites. Ces deux éléments permettront de s’assurer que le personnel n’a pas d’excuses pour les informations manquantes.
Une communication constante laisse moins de place à l’interprétation. Comme les événements sont axés sur les détails, une erreur peut provoquer un effet domino. Même si vous avez l’impression de déranger le personnel chargé de l’événement, continuez à communiquer. L’utilisation d’outils de gestion de projet peut aider votre équipe à identifier ses responsabilités professionnelles et à progresser dans la réalisation de ses objectifs. Plus les informations dont dispose chacun sont claires et concises, plus l’événement se déroulera sans problèmes.
Organisez une réunion d’intégration
Les gens ecrement souvent les courriels ou les textes, faites donc en sorte d’organiser une réunion d’embarquement et de passer par une sorte de répétition générale. C’est lors de cette réunion que vous devez discuter de ce que le personnel doit porter, y compris le port de chaussures fermées et, s’il s’agit de nourriture, ou encore d’avoir les cheveux tirés vers l’arrière.
Si possible, cette réunion doit avoir lieu sur le lieu même de l’événement afin que les gens puissent apprendre comment s’y rendre avant le jour de l’événement.
Ensuite, faites une présentation sur l’étiquette, les rôles et les responsabilités le jour de l’événement. Puis demandez aux participants de se rendre à leur poste de travail et de faire une présentation rapide de l’événement.
À la fin de la réunion, donnez aux participants un aperçu de ce dont ils doivent se souvenir le jour de l’événement. Indiquez sur ce document l’heure précise de leur quart de travail.
Assurez-vous que les personnes sont dans les bonnes positions
Déterminez un chef d’équipe ou plusieurs chefs d’équipe afin de leur déléguer une partie de la gestion. Ces chefs d’équipe doivent être des membres expérimentés du personnel chargé de l’événement, ayant une connaissance plus approfondie des détails de l’événement. Ils seront tenus responsables des performances des membres de l’équipe.
De là, assurez-vous, lorsque vous engagez du personnel événementiel, que vous placez les gens là où ils sont à l’aise. Même si vous manquez de personnel, le fait de placer une personne dans un rôle peu familier peut entraîner une pléthore de problèmes.
En plaçant les gens dans les bons postes, vous vous concentrerez sur le tableau d’ensemble.
Utiliser des plates-formes automatisées
Si c’est dans le budget, envisagez d’utiliser un logiciel de planification d’événements. Les logiciels de planification d’événements aident à gérer tout, de l’élaboration d’un calendrier à l’affectation des ressources des employés.
L’utilisation de n’importe quel type de logiciel contribuera à rendre le processus de planification d’événements plus transparent tout en conservant tous les détails en un seul endroit plutôt que de les éparpiller dans votre boîte de réception de courrier électronique.
Organiser une réunion de clôture
Même si les événements consistent en une très longue journée pour la plupart des gens, la tenue d’une réunion après l’événement est un bon moyen de se faire une idée du déroulement général de l’événement.
S’il s’agit d’un événement plus important, vous ne serez pas au courant de tous les contretemps, mais il est important de le savoir pour ne pas être pris au dépourvu lorsque votre client revient et vous parle d’une certaine situation.
Enfin, remerciez le personnel de l’événement d’avoir fait tout son possible pour que l’événement soit un succès. Sans votre personnel, il n’y aurait rien. C’est grâce à leur coopération et à leur souci du détail qu’un bon événement peut devenir un grand événement.
Prévoir le pire, espérer le meilleur
Grâce à ces six conseils pour l’organisation du personnel, vous pouvez vous sentir plus à l’aise pour le bon déroulement de votre événement, fête ou conférence.
