Il n’est jamais facile de planifier des événements avec succès, c’est pourquoi tout organisateur d’événements doit disposer d’un plan d’attaque solide. Nous avons dressé une liste de 5 conseils essentiels pour la planification de vos événements d’entreprise. Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous planifierez votre prochain événement et soyez bien préparé. Assurez-vous de prendre en compte toutes les variables de votre événement et mettez votre équipe sur la même longueur d’onde pour faire vibrer vos prochains événements!
Conseil n°1 – Définissez votre objectif
La chose la plus importante que vous devez savoir avant de commencer à planifier votre événement est probablement de bien comprendre quel est l’objectif de votre manifestation. Comment pouvez-vous définir clairement l’objectif de votre manifestation?
Eh bien, voici 5 questions à vous poser:
- QUI participera à votre événement ? Qui organisera votre événement ? Répondre à ces questions et savoir combien de personnes vont assister à votre manifestation déterminera la majorité de votre prise de décision.
- QUEL est l’objet de votre manifestation et comment l’avez-vous appelée ? Il est essentiel de garder le thème de votre événement à l’esprit à tout moment pendant votre processus de planification.
- COMMENT comptez-vous promouvoir votre événement et faire passer le mot « sur le terrain »? C’est là que réside l’intérêt d’un budget complet – réfléchissez bien et de manière critique aux besoins budgétaires de votre événement.
- QUAND votre manifestation aura-t-elle lieu? Il est important de garder à l’esprit votre public cible et de trouver la date et l’heure qui lui conviennent le mieux, d’autant plus que près de 40 % des personnes ne se présentent pas aux événements confirmés.
- POURQUOI (c’est l’objectif de votre événement ici même) votre événement a-t-il lieu ? C’est l’objectif de votre événement et il faut toujours le garder à l’esprit lors de la planification.
Conseil n° 2 – Planifiez votre budget et vos délais
Bien sûr, nous savons tous qu’il faut planifier son temps et son argent pour faire quelque chose, mais qu’est-ce qui entre exactement dans la planification de son temps et de son budget?
- FAITES des recherches sur vos coûts à l’avance
- VENEZ avec un montant global
- ESTIMEZ les coûts pour chaque catégorie
- NE NÉGLIGEZ pas les petits coûts
- CRÉEZ un plan d’urgence
Conseil n°3 – Créez votre liste de contrôle de l’événement
Une liste de contrôle de la planification de l’événement vous aide à suivre tous les petits détails de votre événement pour vous assurer que tout se passe bien, du moment où vous commencez la préplanification à la logistique du jour de l’événement. Bien qu’il y ait de nombreuses étapes à suivre lors de l’utilisation d’une liste de contrôle, voici les trois points les plus importants que vous devez garder à l’esprit:
- DÉLÉGUER le travail au sein de votre équipe
- NE PERDEZ pas la vue d’ensemble de vos progrès
- UTILISEZ un outil pour gérer vos tâches et suivre l’avancement de votre planification
suivre les événements de la plateforme Azavista
Conseil n°4 – Préparez un plan de secours
Bien que planifier le pire ne soit jamais la chose la plus encourageante à faire, il est toujours préférable de se préparer au pire tout en s’efforçant d’organiser le meilleur événement ! C’est d’autant plus vrai que, malgré tous nos efforts, nous ne pouvons pas toujours tout prévoir et que, parfois, des circonstances imprévues peuvent montrer leur vilain visage.
Pour éviter la panique à la vue d’une catastrophe potentielle, planifiez à l’avance les éléments de l’événement que vous jugez importants. Il peut s’agir, par exemple, d’équipements audiovisuels ou de restauration. Il s’agit sans doute de deux des éléments les plus importants de tout événement – ils font le bonheur de vos participants ! Après tout, vous ne voulez pas être coincé sans projecteur ou avoir un four en panne sans aucun autre moyen de divertir ou de nourrir vos invités.
Conseil n°5 – Communiquez, communiquez et communiquez!
Les organisateurs d’événements les plus efficaces sont de bons communicateurs. Lorsque nous planifions des événements, nous ne communiquons pas seulement en permanence avec notre équipe, mais nous devons également communiquer avec nos fournisseurs (potentiels). Je dois dire, cependant, que les compétences en matière de communication ne se réfèrent pas ici à la micro-gestion (personne n’aime ça) mais gardez à l’esprit qu’en tant que chef de votre équipe de planification d’événements, vous êtes responsable du succès ou de l’échec de votre événement. Après tout, les planificateurs d’événements sont engagés parce qu’ils sont appréciés pour leur souci du détail. Si vous ne communiquez pas ces détails à votre équipe et ne veillez pas à ce que tout soit contrôlé, il est possible que de petites erreurs ou une mauvaise communication puissent entraîner un échec potentiel.
En résumé, prévoyez le pire et visez le meilleur, n’oubliez pas de penser à l’avenir et enfin, n’oubliez pas qu’il n’y a pas de « je » dans une équipe – tenez votre équipe au courant, travaillez ensemble et communiquez pour planifier cet événement!
