En cette nouvelle ère numérique, où les réunions d’affaires, les formations et même les fêtes sont organisées en ligne, il est important de faire preuve de diligence avant d’organiser un tel événement. Si votre entreprise ou votre organisation à but non lucratif est à la recherche de nouvelles façons d’innover en matière de planification, envisagez les étapes suivantes afin d’atteindre vos objectifs et de réussir un événement virtuel à chaque fois.
1. Tenez compte de votre public
Si vous souhaitez créer un programme pour votre événement virtuel, prenez d’abord du recul et pensez à votre public. Identifiez qui sera ce public cible. S’agit-il des employés ? Des professionnels de la finance ? Des parties prenantes ? Des investisseurs ou partenaires potentiels ? Des clients ou des clients potentiels ?
Une fois que vous avez identifié votre public, demandez-vous ce à quoi il pourrait répondre le plus favorablement. Adopteront-ils cette nouvelle façon d’exécuter les événements ? Qu’est-ce qui fonctionnera le mieux pour ce public particulier ? Créez une liste des personnes qui assisteront à votre événement virtuel avant de commencer à planifier, puis adaptez votre planification en conséquence.
2. Dressez la liste des objectifs de l’événement et des buts généraux
Identifiez vos raisons d’accueillir un événement virtuel. Cela comprendra un ensemble d’objectifs et de buts que vous souhaitez atteindre. Pourquoi organisez-vous cet événement maintenant, et quel en est le résultat escompté ? Que voulez-vous que votre public en retire ? Votre objectif principal est-il d’informer, d’éduquer, de réfléchir ou d’attribuer des rôles pour un nouveau projet ? Souhaitez-vous former, enseigner, inspirer ou motiver votre public ?
Prenez le temps de bien identifier les buts et objectifs de chaque événement virtuel. Utilisez le cadre SMART pour créer ces buts et objectifs. Ceux-ci sont spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis.
Cette liste vous aidera non seulement à planifier votre programme, mais aussi à contrôler vos attentes quant aux résultats.
3. Planifiez avec sagesse
Comme il s’agira d’un événement en ligne, vous devrez capter l’attention de votre public et la maintenir tout au long de la manifestation. À ce titre, vous devrez planifier judicieusement, en tenant compte notamment des considérations suivantes.
- Constituez une équipe d’orateurs ou de présentateurs et assurez-vous qu’ils connaissent leur rôle et ce qu’ils doivent couvrir. Créez des attentes et des lignes directrices sans restreindre leur créativité et leur expertise.
- Créez un programme et un calendrier qui interpelleront votre public spécifique.
- Choisissez le format le mieux adapté à ce type d’événement, qu’il s’agisse d’une réunion d’entreprise ou d’un webinaire. S’agira-t-il uniquement d’un événement dirigé par un conférencier, ou le public pourra-t-il faire des suggestions et poser des questions ? Quel est le degré d’interaction requis ?
- Quel sera le lieu de l’événement ? Bien qu’il s’agisse d’un événement en ligne pour votre public, vous devrez déterminer d’où il sera dirigé. Il peut s’agir tout simplement de votre bureau, d’une salle de conférence ou d’un autre lieu qui offre la technologie et l’adéquation au sujet présenté.
Lire à ce sujet: Restructurer l’expérience : De l’événement physique à l’événement virtuel.
4. Déterminez une date et une heure
De nos jours, il y a multitude de choses qui occupent le temps des gens, il est donc important de fixer une date et une heure le plus tôt possible. De cette façon, votre public pourra l’ajouter à son calendrier et s’engager à se présenter. N’oubliez pas de tenir compte des différents fuseaux horaires dans lesquels votre public peut se trouver.
Créez également un ensemble de dates de sauvegarde. De nos jours, nous sommes entourés d’inconnues, qu’il s’agisse de catastrophes naturelles tels que les ouragans ou d’événements politiques et économiques, qui peuvent nécessiter une attention particulière. Assurez-vous que vos orateurs et présentateurs soient également disponibles pour ces dates de sauvegarde.
5. Déterminez vos besoins technologiques
Si la technologie est importante pour les réunions en personne, elle va jouer un rôle encore plus important dans vos événements virtuels. Vous pouvez envisager d’engager une entreprise spécialisée dans ces événements ou faire appel à votre propre service technique pour déterminer tous vos besoins en matière de technologie et d’assistance.
Choisissez une solution d’événement virtuel pour votre prochain événement. Sélectionnez une personne ou un groupe de personnes qui sera responsable de l’ensemble des besoins technologiques de l’événement. C’est une personne à qui vous pouvez vous adresser en cas de problèmes de son, de vidéo ou de capacités de chat et de questions.
6. Établir un budget
Une fois que vous avez votre plan, le format, le lieu, la date et la liste des besoins technologiques, il est temps d’établir un budget. Créez une fourchette dans laquelle vous pourrez rester et répartissez ce budget comme bon vous semble. Au fur et à mesure que vous organisez ces événements virtuels, vous identifierez les domaines dans lesquels vous devez allouer le plus de montants et comment vous pouvez apporter des améliorations.
Une fois que vous aurez organisé quelques-uns de ces événements virtuels, votre niveau de confort et de facilité de planification augmentera. Restez ouvert et flexible à ces nouveaux modes de fonctionnement dans l’ère numérique en expansion. S’adapter peut prendre du temps et des efforts au début, mais au final, ces événements virtuels deviendront une seconde nature et peuvent même être plus productifs que les précédents événements en personne.
